浅议中外企业物资采购管理新规制度的差异.doc

浅议中外企业物资采购管理制度差异 大庆油田审计处 姜小兵 ? ? ? ?物资管理是企业管理活动关键组成部分，物资管理关键是物资采购管理。现在，物资采购中存在很多问题急需处理，本文试就国外企业物资采购管理内部控制和我们企业物资采购管理内部控制进行对比分析，找出二者优缺点，方便能够扬长避短，愈加好地借鉴国外企业物资采购管理优异经验，建立一套含有中国特色、科学合理物资采购管理制度。 ? ?? ?这里所要分析物资采购管理制度，仅指物资采购管理工作关键部分，即物资需求计划提出和确定，物资供货渠道、采购价格选择和确定这两点，其它如签署采购协议、验收、付款等业务暂不包含。 ? ?? ?一、物资采购计划确实定阶段 ? ?? ?生产部门对物资需求，是采购计划制订根本依据。物资采购计划要从生产需求开始，这一点中国外企业没有什么不一样，但其后审核同意程序，二者却存在很大差异，所以产生了不一样控制效果。 ? ?? ?国外企业物资采购管理制度要求：首先由生产部门依据生产计划或立即签发生产通知提出请购单；第二步，将请购单交由仓储部门保管人员审核，保管人员依据库存情况核定采购数量，并经仓储部门主管签字后，传输到采购部门；第三步，采购部门接到请购单后，审查是否反复采购，和是否存在其它不合理请购品种或数量等，审核同意后，依据已掌握市场价格，对采购所需资金做出估算，并将请购单交资金预算管理部门；第四步，资金预算管理人员依据企业经营目标和资金预算审核请购物资是否在预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可依据各部门审核过请购单编制正式采购计划。 ? ?? ?相对而言，我们企业这方面制度比较简单：首先，也是由生产部门依据生产计划编制用料申请表，报送采购部门；其次，采购部门审查是否有超范围、超限额品种和数量，并依据库存情况审定采购数量；最终，编制正式采购计划报主管领导审批。 ? ?? ?两种制度差异在于：首先，业务步骤不一样。国外企业制度相对复杂，要经过四个部门审核、同意，有四个控制点；而我们企业只经过两个部门，加上主管领导把关，有三个控制点。其次，组织机构设置不一样。对生产部门请购单或用料申请计划审核，国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门参与，而仓储部门和采购部门是完全独立两个部门；而我们企业机构设置中，仓储部门和采购部门同属物资管理部门，是一个部门内两个相对独立部门，仓储部门通常不直接参与计划审核，显著处于次要地位。尽管两种制度控制目标相同，但这些差异对内控制度控制效果影响却很大。其关键原因是，从内部控制理论分析，内部控制实质就是内部牵制，即一项业务由二个或二个以上人或部门经手，其发生差错和串谋舞弊机率就会大大降低。所以，在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离，将一项业务分由两个或两个以上部门控制。国外企业将请购单审核分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责，而我们企业对物资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果肯定要弱。从另一个角度分析，即使我们企业物资管理部门内部，采购部门和存放部门也是分开，含有相对独立性，但她们同由一个部门管理，接触机会较多，有共同部门利益，极难避免人际关系和部门利益等原因影响。总而言之，因为机构设置上差异，国外企业内部控制效果显著优于我们企业内部控制。这一点在实际工作中已经很明了。 ? ?? ?另外，参与部门不一样，对控制效果产生影响也不相同。国外企业要求，生产部门请购单首先经仓储部门保管人员审核，相当于我们企业要求采购人员做“库平”工作。不一样是，国外企业是由仓储部门保管人员来完成，而我们是由采购人员依据保管人员提供库存资料来完成。由仓储部门保管人员直接负责和由采购人员间接负责，最终效果差异很大。如我们企业库存通常全部存在令人头痛积压问题，对积压物资使用、处理，应是采购计划中必需考虑关键原因，但因物资积压和保管人员关系不大，所以保管人员并不会主动主动地去清理，而国外企业要求仓储部门保管人员参与采购计划审核，对物资积压就负有直接责任，所以会主动主动地去处理积压物资。这种管理方法能够愈加好地避免积压物资产生，这一点很值得我们借鉴。 ? ?? ?二、选择采购渠道，确定采购价格阶段 ? ?? ?采购渠道和采购价格确实定，是物资采购控制重中之重。它直接影响到企业经济效益，所以不管中外企业全部将其作为关键控制步骤。 ? ?? ?国外企业要求：采购部门应该依据市场情况和以往业务往来，建立供给商资信情况信息库，或经过中介机构查询相关供货商资信情况，然后向两家以上供给商索取采购物资价格和质量指标，比较不一样供给商所提供资料，选择最有利于企业生产和价格最合理供给商。对于评选供给商，多数企业还会成立一个专门委员会，集体研究决定。选定供给商和采购价格后，采购部门就可填制正式订货单或采购协议，但还须