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照片档案整理方法步骤
? 一、照片档案的定义
? 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的
以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一
般包括底片、照片和题名三部分。
? 二、照片档案整理原则
? 照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照
片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬
盘应单独存放。
? 三、照片档案整理方法步骤
? 收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目
? (一)照片档案收集
? 1、收集范围
? (1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
? ①领导人和着名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的
照片。
? ②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
? ③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他
异常情况和现象的照片。
? (2 )记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自
然风光以及民间风俗和着名人物的照片。
? (3)其他具有保存价值的照片。
? 2、收集要求:及时、齐全、完整。
? (1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档
案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为
已有。
(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片
应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点
? (4 )底片、照片、说明应齐全。
? (5)底片与照片影像应一致。
? (6 )对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照
片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。
? 3 、收集时间
? (1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,
各档案室归档,一般不应跨年度。
? (2 )依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,照片档案
随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下,
经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
? (3 )档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存
价值的照片。
? (二)照片档案分类
? 将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。
? (三)照片档案排列
? 1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列;
? 2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。
? (四)照片档案编号
? 1、编号
? 在照片背面按照片排列顺序逐张编号。
? 格式①:全宗号――年度――张号。
? 格式②:全宗号――年度――类别――张号。
? 2、填写
? (1)将照片全宗号、年度、张号填写到照片档案袋的档号章相应
的位置。
? (2 )将照片全宗号、年度、张号用笔或标签标注清楚在照片背面
左上角。
? (五)照片档案装袋
? 将照片装入照片袋,一张一袋,并逐项填写照片袋上的相关栏目。
照片袋采用 130 克无酸牛皮纸制成,规格长 240mm,宽 160mm(图
略)。
? 1、照片袋封面设置
? 照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、
题名(文字说明)等项目(如图) 。
全宗号 年度 张号
类别 参见号
? (1)全宗名称:即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化
简称。
? (2)张号:照片的排列顺序号。
? (3 )参见号:指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
如:文书 2002 永久 5
? (4 )题名:即文字说明。综合运用时间、地点、事由、人物、摄
影者五要素,概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日
表示。各要素之间用分隔符合“ . ”分开。
? 2007 年 12 月 28 日 .
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