IBM-新奥燃气控股集团—051201能源物流采购部门－刘德军_黄河.doc

天天文档在线联系qq：744421982 被访谈人：刘德军（能源物流总经理助理） 杨 卫（能源物流物资供销中心物资采购部副主任） 访谈人： 黄河 地点：信息化项目组白立新老师办公室 时间：2005年12月1日下午13：30-15：30 访谈纪要 问：请介绍一下部门机构组织情况和自己？ 刘：能源物流公司按业务基本分三部分，能源的采购和销售，物资的采购和销售，以及运输中心。主要负责物资采购工作。 问：物资采购的流程是什么？ 刘：物资供应主要面向的对象是成员企业。采购过程如下： 成员企业向物资采购中心下采购订单 采购中心对订单进行拆分（根据） 给供应商下订货通知单 供应商向成员企业直接发货 成员企业向物资销售中心反馈到货信息 销售中心把结果发给供应部门 供应部门跟供应商对帐 问：对于业务还有什么不顺畅的地方？ 刘：业务部门与财务对帐的问题。因为量比较大，财务录入不及时，实际物资供应商发票已经开了很久，可是财务没有记录到金蝶系统。由于时间差造成与成员企业对帐不准。另外成员企业对到货确认的信息反馈上不及时。到货后，物资是不是我要的，数量，外观质量等反馈的都比较慢。在工程施工过程中发现物资质量存在问题后的退货，有的直接退给供应商，应该逐级退。 问：招标时如何进行的？ 刘：A类物资每年是固定的价钱。 问：招标价钱是如何确定的？ 刘：首先对供应商进行考察，从中选择几家下发标书，招投标过程，最后确定入围的供应商，此时产生招投标价。在确定几家入围的供应商后，具体进行沟通谈判确定代理价格。 问：在招标前是否知道需求量？ 刘：知道。每年控股都有一个采购计划。 问：集团集中采购的目的是什么？ 刘：降低成本，保证质量，便于控制，发展物流产业。便于控制是说以前成员企业自己采购，公司要监控所有的成员企业，现在只要监控物流中心就可以达到目的，因为只有一家面对所有的供应商。作为一个产业，盈利点不仅仅是公司业务，还要向外拓展，做物流配送。作为地域来说，不仅作本公司的，还做其他公司的，还可以做采购咨询，供应商的排名等业务。 问：现有流程有哪些可以改进的地方？ 刘：与供应商之间的信息沟通不够，对帐的环节不顺畅。另外信息不全，供应商的产品的价格、资质、库存、生产能力等都不知道。 与财务部门的联系也存在问题，几种反映在对帐的环节。业务系统与财务系统没有接口，物资已经入了业务系统，可是还有重新入财务的帐，重复工作量。 问：对于招标过程，为什么不找价钱最低的供应商而选择几家？ 刘：物资的品种比较多，相同产品相同规格的价钱也不一样。有地理区域的原因，当地采购当地公司使用可以，如果运送到另外一个城市，加上运费就不是最优的选择了。另外还有生产能力，对于大批量的物资，价格最低的供应商也许生产能力不够。 问：在财务方面还有什么问题？ 刘：重复工作量。不能了解公司时时的欠款数量，只能知道大概的欠款，就是因为时间差造成的数据不准。 问：成员企业计划量准么？ 刘：成员企业计划不准，不细。只能达到订单来了就及时采购，不能给供应商一个计划，对于供应商来说也没有备料的计划，生产计划做不准。成员企业对于下月的管网建设量没计划，需要什么型号的，量多大都没有准确的计划。对于物流中心来说资金的准备量也就没有计划，对于采购及时率来说也会有影响。 问：对于现在业务有什么新需求？ 刘：现在的系统如果可以智能预测，对于工程可以更具以往的历史数据做一个匹配。 杨：因为常规物资的型号和规格都比较固定，如果计划做好，就能保证采购及时率，常备物资也够工程使用。 问：如果昨天下的订单，不能及时采购如何处理？ 杨：跟催供应商，或者别的成员企业不着急用就给急用的公司。有几个配送中心，对于小批量和小物资有存活，成员企业也有少量库存。 问：人员方面的问题？ 刘：以前公司的人在慢慢的吸收近来。成员企业的部门之间配合也有问题，市场部门重视的是市场，完成年度任务就可以。市场部不知道库存多少，采购周期多少，不能指定工程周期。 问：公司财务有什么问题？ 刘：没有对资金的分析能力。成员企业的回款不及时。由于感觉是一个公司，所以造成拖欠的时间比较长。压供应商的钱，但是这存在信用的问题，占用供应商资金造成供应商报价会提高，服务打折扣，供应链之间的关系会紧张。对于公司的流润不能只看应收还要看应付。换了供应商，产品质量就没法保证，用很多的产品对于后期维护就增大了难度，维护的成本就会提高。 问：对于汇款的解决途径？ IBM建议，资金先付，付出利息。采购后直接从该帐户扣除。另外可以资金集中，帮助企业应付的货款。 问：对于物流中心市场有什么看法，价格放开？ 刘：第一是性价比的问题，选择的供应商虽然价格比较高可是质量有保证。 第二是做采购的咨询来说比较主专业。采购中，大类物资还是从全国选择性价比最好的，对于小物资的采购可以全国和区域相结合的方