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安质办公室安质主管岗位任务说明书 编号：___YD/CG/013拟　　制：_____________ 核准：_____________生效日期：_____________ 一、基础资料 部门名称 船管部 岗位名称 安质主管 直接上级 安质办主任 所辖人员 / 二、工作说明 1、关键职责 1、负责管理相关安质管理资料、文件。 2、负责维护、保管SMS体系文件。 3、负责做好相关统计和台账。 4、帮助安质办主任做好体系运行监控、内审、外审和培训等工作。 2、关键工作内容 1、帮助安质办主任制订企业安全管理工作计划、办公程序，并落实实施。 2、负责SMS相关外来文件、资料搜集和部门内相关外来文件存档、立卷和管理工作。 3、帮助安质办主任编写、修改体系文件，负责企业SMS内部文件打字、印刷。 4、负责企业SMS文件、资料保管、整理、发放、传输、登记、销毁等工作。 5、负责对船/岸SMS文件管理情况定时进行检验，指导相关职能部室、船舶正确编写、管理SMS相关文件。 6、负责企业DOC正本及船舶SMC副本登记、保管。 7、帮助安质办主任对企业SMS运行情况监控、检验工作。 8、帮助安质办主任处理“不符合要求情况”、事故和险情汇报。 9、帮助安质办主任对船岸体系内相关人员安全管理体系培训工作。 10、帮助安质办主任对企业内审员培训、考评、管理工作。 11、帮助安质办主任内审工作。负责内审资料归档、管理工作。 12、帮助安质办主任和相关主管部门、船级社联络，帮助安质办主任外审准备工作。负责外审资料归档、管理工作。 13、协调和本部门同事和其它部室同事之间关系。 14、完成安质办主任部署其它工作，并立即向安质办主任汇报工作。 3、关键工作要求 1、体系文件维护 1.1定时整理文件，立即修补、复制破损和褪变文件，对不符合要求案卷进行加工，对补充归档文件进行整理编目。 1.2确保文件安全，加强防火、防盗、防潮、防虫等防护方法，避免文件损坏和遗失。 1.3做好文件使用管理，严禁未经审批外借，借出文件要立即收回；符合销毁条件文件，按要求销毁；严格遵守保密要求，避免泄密事件。 1.4能严格根据企业SMS文件要求，控制和管理企业SMS相关文件并制订相关文件控制和管理标准，统一船岸文件管理方法。 1.5对船岸SMS文件管理情况每六个月检验一次，能经过检验促进船岸文件管理标准化和统一化。 1.6立即指导相关部室、船舶正确编写、管理SMS相关文件，认真解答相关问题，发觉不合适之处立即给予纠正。 1.7确保船岸SMS文件管理不出现重大不符合情况。 1.8根据安质办主任要求，帮助安质办主任编写、修改体系文件，立即做好企业SMS内部文件录入，认真校对，杜绝显著录入错误，立即安排印刷，确保印刷质量。 2、运行控制 2.1帮助安质办主任做好体系运行监控。注意了解和分析相关信息，检验船岸运行情况，发觉“不符合要求情况”立即纠正或向安质办主任汇报，并负责对纠正、处理落实情况进行跟踪验证。做好工作统计。 2.2每三个月汇总、分析船、岸SMS体系运行存在缺点和不足，对发觉问题进行归类，提出改善意见和提议。 3、运行监控、内审 帮助安质办主任做好SMS内部审核。负责联络和通知内审人员，做好内审准备工作，做好内审过程中信息沟通和工作统计，对纠正和预防方法实施情况进行监控。 4、外审 帮助安质办主任做好外审工作。立即将外审申请书递交到相关单位，立即和参与外审单位、人员联络，了解审核日程安排。帮助做好外审准备工作，立即通知企业各部室做好准备并检验准备情况，准备好相关文件和材料，落实好接待准备。热情接待外审人员，做好服务工作，立即沟通相关信息。外审经过或要立即领取证书。 5、DOC、SMC证书管理 5.1妥善保管企业DOC正本和船舶SMC副本，制表标明签发日期，立即提醒安质办主任各证书到期日和检验期限，杜绝DOC和SMC超期限情况发生。 5.2相关单位和人员需要时立即提供，按时收回。 6、指导、培训 帮助安质办主任做好上船前SMS培训、内审员培训和体系内相关人员培训、指导工作。帮助安质办主任精心培训内容准备，立即通知相关人员，安排好场地，准备好所需资料和器材等，做到工作主动、认真，提升培训有序性和效果。 7、资料、台账 7.1资料搜集立即、整理有序，保管妥善，资料反应关键信息要立即向安质办主任汇报。 7.2要立即登记、统计安质管理工作情况。做到安质管理方面统计、台账整齐、规范，无漏登、漏记和翻查不便情况。相关资料要立即移交档案室。 三、任职资格 原因 细分原因 等级 限定资料 知识 学历 C 航运、船管类专业专科以上学历或相当程度。 行业知识 B 熟悉航运行业知识，对行业发展趋势把握基础正确。 专业知识 B 含有较丰富航运和船舶管理专业知识、技能；掌握企业安全管理体系；掌握中国、国际相关