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【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（ 3-6 ）】 基础数字汇编编写方法及示例 一、基础数字汇编的编写 （一）基础数字汇编的概念、特点和作用 1．概念：基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参 考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综 合、汇总。 2．基础数字汇编的特点是： 内容集中、形式灵活、利用方便。 3．它有以下三方面的作用： 1．基础数字汇编是供人们掌握情况、 开展工作和研究问题的重要参考材料。 它可供机关工作 人员与科研工作者在制定工作计划、 总结工作和进行某方面研究时随时查阅， 利用起来十分方便。 2. 举办展览会、 报告会， 进行党的方针政策宣传和爱国主义教育， 必须以摆事实讲道理的方 法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。 3. 基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依 据。 （二）基础数字汇编的种类和形式 1．基础数字汇编的种类有： 序号 划分标准 种类 （1） 从反映的空间范围分 有一个地区、一个系统和一个单位的； （2 ） 从反映时间上分 有一年、多年、某一阶段或某一时间段的； （3） 从内容上分 有综合性和专题性的。 — 1 — 2. 基础数字汇编的形式有： 序号 形 式 （1） 文字记述式 图示式 （2 ） 图表式 表格式 （三）基础数字汇编的内容构成和编制方法 1．文字记述式 它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的 优点 是采用文字阐述，便于交待各种关 系，便于阅读和口头陈述。它由“标题”、“前言”、“数列”和“说明”四个部分构成。 部分 构成 说 明 （1） 标题（汇编名称） 它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容。 简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断， 材料的来源和完整准确 （2 ） 前言 程度。 由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象 （3） 数列 所含的方面）、统计数值四个方面组成。 （4 ） 说明 简要说明本汇编所需说明的问题。 2．表格式 是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛， 优点 是数列条理清楚，信息 容量大，可处理较复杂的比较关系。 表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格： 序号 表格种类 说 明 （1） 时间数列表 反映在同一空间条件下， 不同时间上的某项或某几项统计数列的表格。 （2 ） 空间数列表 反映在同一时间条件下， 不同空间范围某项或某几项统计数列的表格。 （3） 时空数列结合表 反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格。 表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是： （1）