1文书档案管理.pptx

文书档案管理;本课程分五章进行讲述：;第一章 归档文件;　　文书档案——是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。;第一节　归档文件概述;;三、文件转化为档案必须具备的基本条件;第二节　归档文件的种类;二、领导指导性公文;四、陈述呈请性公文;第三章 文件的归档;第一节　概念;第二节　归档制度; 2、档案室——具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。;二、归档时间 P30;三、归档要求与手续 P30;2、归档文件必须齐全完整;3、归档文件必须系统科学;6、文件归档要有交接手续;一、划分归档范围的指导性文件;二、归档范围划分的原则;三、机关文件归档范围;　　　3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 　　　4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。;不归档范围： P33;　　　2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；;　　　3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； ;对机关文件材料归档范围要掌握两点：;;2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；;6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；;2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；;8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；;第五节　归档方法;2、掌握本单位各部门职能及工作内容。 ;１、利用原有基础。 ２、关注新领域文件材料。;二、严格文件的日常管理;（l）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要； （2）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相??分析材料； （3）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物；;（4）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度； （5）本单位与有关部门签订的协议、合同； （6）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料； （7）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件； （8）外单位直接发到文件承办部门的文件。;第四章　归档文件整理方法—单份文件整理; 使用单件整理方法的前提是——有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 ;一、单件归档的概念及适用范围;适用范围：;归档原则：;总的方法：;整理单位应为 “自然件”，即单份文件。 ;1、单份文件;2、报表、名册、图册、书刊;3、正本与定稿;文件的正本;文件的定稿 ;4、正件与附件;5、正文与文件处理单;6、原件与复制件;7、转发件与被转发件;来文与复文、去文与复文;文件材料归档的主要步骤;文件材料归档的主要步骤;下面，我们对单件文件归档方法的工作步骤一一进行分解：;第一步：收集文件，齐全完整;第二步：区分年度，合理准确;将文件按其形成年度（成文日期）分开。;第二步：区分年度，合理准确;第二步：区分年度，合理准确;第三步：分机构（视具体情况而定）;第三步：分机构（视具体情况而定）;第四步：保管期限，划分准确;第四步：保管期限，划分准确;第四步：保管期限，划分准确;第五步：文件装订，保持原貌;1、修裱破损文件;2、复制字迹模糊或易褪变的文件;3、超大纸张折叠;整份折叠;4、去除会生锈的金属物;5、“件”内文件排列。;正本在前，定稿在后;转发件的排列：转发件正本—转发件定稿—被转发件;6、编制页号（P45）;收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件”的总页数。;例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、附件一起计算总页数。;7、确定装订位置及对齐文件;7、装订位置及对齐文件;1.不锈钢书订装订方法 用不锈钢书订在文件的左边装订两个书订，用于页数少的文件，建议采用。 上、下两不锈钢书订距纸边约5公分左右。;2.“三孔一线”装订方法 上下各留约2公分左右，中间居中，背面打结，用于过厚的文件。;3.粘胶剂粘贴方法 用粘胶剂粘贴在文件的左边或左上角涂上白乳胶，用于页数少的 件;第六步：文件排列，合理有序;第六步：文件排列，合理有序;第七步：文件编