第二讲 会议策划.pptx

第二讲 会议策划;一、会议策划的含义;二、会议策划的特点;三、会议策划的要素;3、WHEN 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会 人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请 嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影 响参会人数等 (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素;4、 WHERE 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、 城乡，又是指会议召开的具体会场。 ;5、WHY: 举办会议的目的 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议模式、空间、设备、餐饮、娱乐等) ;四、会议策划的内容;㈡ 确定会议的模式;1、头脑风暴(Brain-storming) ; 这是一种非常独特的讨论会议类型。通常由6到8名与会者在 台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。其他与会 者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子 里的人才可以发言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里， 坐在中间的那个空座上，发言完毕再回到原座位。 玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加玻璃鱼缸 的讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议 进行中大部分观众只是在外围观看那些位于圈子中的与会者演 讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样，所以人们 给其取名为玻璃鱼缸会议。; 辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论，一方 为正方，一方为反方。例如，我们应当提高服务价格吗？正在 开发的新产品对公司是否有利？政府新颁布的政策对旅游业会 产生什么影响？国家是否应当争取奥运举办权？任何具有两面 性的问题都可以成为辩论会议的话题。辩论会有很多好处，它 着眼于问题的正反两面，可以向观众展示不同的观点和看法。 辩论会通常会带来观念或过程的进步，因为辩论过程可以暴露 不少问题。; 一般人可能不会想到开会时使用角色扮演这一会议形式。 不过，根据讨论话题的不同，角色扮演有时会将一个问题诠释 得更好。 在美国亚美酒店所有者协会的年会上，与会者曾经就特权 授予人和被授予人之间的调停仲裁问题采取角色扮演这一会议 形式。大家通过这一形式对相关问题进行了详细阐述而不是将 其简单诉诸法律。这一方法获得很大成功，因为它经过了充分 的准备，而且所有仲裁问题，如律师是如何同仲裁人打交道 的，又是如何和客户打交道的，都被一步一步解释得非常清楚。 另外，还有一名讲解员对案例的背景和事实给予陈述。; 随着现代科技的发展和广泛运用，网络会议逐渐成为一种 新的会议形式。网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术。 简单来说，就是预先用录像带把某个事件或活动现场录制下 来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服 务器。进入服务器后，人们就可以直接观看或下载下来供以后 观看。这对那些由于各种原因不能参加会议但仍对某些日程感 兴趣的成员或同事来说是个福音。由于是通过网络传递，所以 不存在什么时间上的障碍。网络会议对公司召开培训会议非常 有利，它不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞 行、住宿、伙食、地面交通等许多费用。;㈢ 合理安排会议议程;五、会议策划的工作流程;㈢ 比较论证 选择方案;六、拟写会议策划方案;㈢ 确定会议的时间、地点;㈣ 确定会议的议程;确定会议议程安排的几点技巧;会议日程 会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。 ;㈤ 会议所需的设备与工具;㈦ 会议与会代表（对象范围）;㈨ 会议规模;㈩ 会议经费预算;固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。 可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。 收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。 ;实现最佳资金流动状况： 提早获取收入，如收取订金； 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。 一般会留出10%的应急费用 如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。 ;住宿 客房数量—是否充裕、各种房型都有 质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等 网络 餐饮 食品质量 服务速度 食品种类 特殊食品的供应，如素食食品、清真食品 价格内所包含酒水的数量 活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足;1、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。8月-208月-20Sunday, August 2, 2020 2、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。15:42:3315:42:3315:428/2/2020 3:42:33 PM 3、越是