《文件编制管理规定》.docxVIP

江西省人之初集团科技有限公司 GMFPC件 题 目 制 定 文件编制管理规; 邱朝华 审 核 李国勇 共10页 批 准 编码： SMP-RS-XZ-005-01 n ?? ?■ n ?■ ?? m ?■「ba?■ n?■?? ni?? m ?■?-rw?? ra ?? 李国勇 制定日期 2013-08-01 审核日期 2013-07-3 0 批准日期 2013-08-01 颁发部门 分发单位 总裁办 集团各部及各分］ 颁发数量 公司负责人 18份 生效日期 2013-08-01 将公司所有文件的分类管理办法给予明确， 使文件的管理规范有序。提高公文的质量，确保公文的安全、 加快公文的流转和办事效率，有利于规范工作要求并提高相应业务水平； 并达到更细致。准确。科学的划分 GMP 文件系统类别，减少文件编码的断档和交叉。 二、 适用范围 适用于公司现行的所有文件管理。 三、 职 责 1、 总裁办公室负责公司行政公文的收发、传递、催办、立卷、归档等管理工作； 2、 人事行政管理中心 负责GMP文件的编码、收发、复印、撤销、归档管理工作。 3、 各部门设兼职文书员，负责本部门的公文管理工作。 四、 内 容 （一）、文件分类管 1、 公司文件分为两大系统：行政公文系统和 GMP文件系统。 2、 行政公文系统 公司行政公文为对上请示、汇报、总结工作，对下布置工作、通报情况或与兄弟单位推广交流工作经验等 所采用的文件形式，分为正式公文和便函两类。 3、 GMP文件系统 GMP文件系统为企业在生产经营实践过程中形成的生产质量管理规范性文件，分为标准类和记录（凭证） 类两大类，其中标准类文件包括技术标准、管理标准、工作标准三大部分；记录类则包括生产管理记录、质量 管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录、其它各部门的管理记录表格和各类台帐、 凭证、卡片。 3. 1技术标准文件是根据国家与地方、行业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法，由企业 颁布实施的标准、规程和程序等书面要求，包括：产品工艺规程、岗位操作规程、质量标准（原料、辅料、 工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品） 、检验操作规程和验证文件等。 3 . 2管理标准文件是指企业各部门为了行使生产计划、组织、领导、控制等管理职能并使之标准化、 规范化而制定的制度、规定、办法等书面要求，包括：企业管理、文件管理、行政管理、人力资源管理、安 全管理、生产管理、计量管理、质量管理、质检管理、仓库管理、卫生管理、验证管理、辅助部门管理、紧 急情况处理管理等。 3. 3工作标准文件是指以人或人群为工作对象，对其工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提 出的规定书面要求。 3. 4记录（凭证）是反映实际生产和质量控制活动中执行标准的实施情况。包括：生产操作记录、质 控质检记录、报表、台帐等；凭证是表示卷4、公司文件分类管理图。, 正式公文4.1 控质检记录、报表、台帐等；凭证是表示卷 4、公司文件分类管理图。 , 正式公文 4.1行政办公系统 I 便函 — 标准 、物件、设备、房间等状态的单、 证、卡、牌等。 4.2 GMP管理文 件系统 部门职责 工作标准 管理标准 技术标准 记录（凭证）生产操作记录 记录（凭证） 生产操作记录 质控质检记录 报表、台账 单、证、卡、 牌 （二）行政办公公文管理 1、 正式公文种类 1.1、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销的决定事项。 1.2、 通知：适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级单位和 不相隶属单位的公文。 1.3、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。 1.4、 议案：适用于公司按照公司规定程序向对应的决策委员会提请审议事项。 1.5、 决议：经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项。 1.6、 报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、答复上级单位或领导的询问（包括审计报告） 1.7、 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 1.8、 批复：适用于答复下级单位的请示事项。 1.9、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 1.10、 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准。 2、 公文格式 XXX有限公司〃 X X X 发【2013 ] 001 号# XXX（标题＞ 3、公文编号的组成： 3.1、集团公司/成员企业红头文件（集团内部各单位编号详见附表 1）: XXX 发【2013】 001号 文件顺序号（流水号） 年代号如：2012 人之初集团缩写/成员企业缩写 3.2、集团公司及成员企业多部门联合发文 XXX 字〔2013〕 001 号 文件顺序号（流水号