用Excel建立一套小型人事数据标准管理系统.doc

用Excel建立一套小型人事数据管理系统 序言： 　　在现实生活中，很多小型企业并没有给人事部门配置专门人事管理软件。实际上，一套专门人事管理软件费用昂贵，而且不一定适合企业实际需求。 　　自己动手，用Excel来建立适于本企业具体需求人事管理系统是一个不错选择。Excel功效强大，而操作又很方便，每个月正确无误统计企业职员增减改变情况，年底分析大量人事数据等等复杂工作全部能经过Excel轻松完成。现在我们给读者好友们提供这么一个实例——经过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。 　　正文：首先我们打开一个新Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目标设置您可依据本单位实际情况而定。图(一)所表示: 图一 点击可看清楚大图 　　接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对部分信息项进行函数设置，方便系统能够自动生成相关信息，这会使我们工作产生事半功倍效果。 　　1、 性别、出生月日、年纪自动填充功效设置 　　我们先对“性别”“出生年月”“年纪”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年纪”，这么就降低了我们录入工作量。请分别选择性别、出生月日、年纪信息项单元格输入下列公式: 　　(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女) 　　含义：“LEN(E3)=15” 　　“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符; 　　“MOD(MID()，2)=1” 　　“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，假如够就从第15个字符开始取1个字符，假如不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们身份证号码通常是15位或18位。 　　“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,男,女”表示所取字符除以2假如余数为1显示男，不然显示女。 　　(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2)) 　　含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY); 　　“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似表示方法一个人出生年月日便能够经过函数设置表示出来，假如为了看起来方便，我们能够将单元格格式设置成年、月、日日期格式，这么显示结果会很轻易了解。 　　(3)年纪: =DATEDIF(G3,TODAY(),Y) 　　含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期差值; 　　“TODAY()”表示系统自带日期即显示当日日期; 　　“DATEDIF(G3,TODAY(),Y)”表示今天日期和G3所表示出生月日之间年份差值，这么一个人年纪就会轻易显示出来了。 　　2、 劳动协议期限自动生成和提前30天定时提醒功效设置 劳动协议管理也是人事管理中不可缺乏一部分，尤其是劳动协议到期续签问题更是不可忽略。假如因为我们人为原因造成了劳动协议漏签、延期签署等问题可能会给企业和职员个人带来一定损失。从一个人入职签署试用期协议开始，再到签署正式劳动协议和以后续签劳动协议，一系列日期怎样能够让系统自动生成，而且形成系统提前30天自动提醒我们功效呢？这需要对部分信息项进行函数设置。图(二)所表示: 图二 点击可看清楚大图 　  　(1)试用期到期时间: =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1) 　　含义：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”显示指定日期; 　　在这里我们假设试用期为3个月，我们需要在Q3单元格中输入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入职时间月基础上增加三个月。而DAY(P3)-1是依据劳动协议签署为整年正月而设置。比如20XX年11月6日到20XX年11月5日为一个劳动协议签署期。 　　(2)劳动协议到期时间: =DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1) 　　我们一样采取上述函数设置方法。这里我们假设劳动协议期限为1年，则我们需要设置成YEAR(P3)+1，另外这个数值仍然以入职日期为计算依据，所以天数上还要设置成DAY(P3)-1格式。 　　(3)续签协议到期时间: =DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3)) 　　这里需要注意是续签协议计算是以前份协议签署到期日期为依据，所以只在前一份协议到期时间基础上增加1年即可，无需天数上减1。 　　(4)试用期提前7天提醒: =IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,d)=7,试用期快结束了,)