电子档案管理措施论文.docx.pdfVIP

摘要随着计算机技术在各个领域的广泛应用，在各种社会实践活 动中必然要产生大量的电子档案，电子档案是信息社会发展的产物， 加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。 关键词档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施引言电子 档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统 处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存 储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对 此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。 一、电子档案的优越性 11 直接减轻了档案管理工作人员的劳动 强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为 归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除 了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了 归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯 燥乏味的工作中解脱出来。 文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按卷立卷归档，改为 按件整理归档。 由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理 立卷。 这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水 平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。 12 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇 到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。 改为微机网络管理，文档用微机按件整理归档。 可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘， 修改一下档案目录就万事大吉了。 微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水 平。 13 微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利 用。 利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。 这是不符合文档管理的保密要求的。 微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无 关的文件，从而达到了文件保密的要求。 14 微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目 的在于利用。 而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。 但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的 理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必 然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。 同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管 理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平 提高。 在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。 文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作 中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上 来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的 管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。 二、电子档案的整理、开发和利用 21 电子档案的整理。 在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电 子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案 卷。 因此，案卷这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而 代之的是文件这个基本保管单位。 电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介 质的整理 ;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者 是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘 进行编目、排架等。 22 电子档案的开发利用管理。 电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更 加快捷、方便，更具实用性。 一是开发平台的选择。 系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于 共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同 时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节 约了经费，又方便了各单位互访数据。 二是硬件要求。 各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相 进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。 三是数据库模式设计。 数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足 当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能， 又易于修改和扩充。 四是应用程序设计。 设计数据输入、查询、事务处理、