机关管理与办公自动化试卷(B)标准答案.docVIP

PAGE 3 《机关管理与办公自动化》课程考试试卷（B) 参考答案及评分标准 一、单项选择题：（每小题2分，共20分） 1．A 2．D 3．B 4．C 5．D 6．D 7．B 8．B 9．B 10．A 二、填空题：（每小题2分，共10分） 1．分理制 2．运转与传递过程 3．多点控制单元（MCU） 4．坚持原则 5．3.5 三、简答题：（每小题6分，共30分） 1.简述公文效用生成的条件。 答：（1）公文作者必须依法成立并具有法定职权、公文必须在作者法定职权范围内依法 制发，越权无效；（1分） （2）公文内容不得与宪法、法律和上级机关制定的公文相抵触，应与平级机关的公 文尽量协调一致；（1分） （3）公文必须注明作者并加盖印章或由主要负责人签署，注明生效日期；（2分） （4）公文的制发必须履行法定程序与审批手续。（2分） 2.会议管理者在会议组织中要承担什么职责？ 答：具体职责如下： （1）组织制定或修订会议规则（1分） （2）提出会议计划（1分） （3）组建各相关机构，明确职责（1分） （4）组织监督会前准备工作（1分） （5）组织会间保障服务工作（1分） （6）处理会后事宜。（1分） 3.做好电话接待工作有哪些基本要求？ 答：（1）熟悉常用电话号码；（1分） （2）学会打电话；（1分） （3）学会接电话；（1分） （4）注意电话礼仪；（1分） （5）做好电话记录；（1分） （6）及时处理电话记录。（1分） 4.如何控制办公室的照明环境？ 答：（1）正确选择照明方式。一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。（1分） （2）正确选择光源。尽量采用自然光源、透射光源。（2分） （3）防止眩光。限制光源亮度；合理分布光源；适当提高环境亮度，减少亮度比。（2分） （4）使照度均匀。使办公室内的最大、最小照度分别与平均照度之差小于平均照度的三分之一。（1分） 5.如何构建事务质量保障体系？ 答：（1）有一个明确的质量方针和质量目标。（1分） （2）有确定的管理职责权限。（1分） （3）有足够和适当的人力资源、物质资源。（1分） （4）有作为质量保障体系运行依据的文件体系。（2分） （5）有确保能不断对质量保障体系进行有效审核和改进的机制。（1分） 四、案例分析题：（每小题10分，共20分） 1.案例一： （1）你认为造成该局文件质量低劣的原因可能有哪些？ 答：（以下原因，每列出一种得1分，不超过5分。） （1）缺少文件质量标准，有些标准过于原则； （2）工作人员缺乏文件质量意识，工作作风有问题； （3）工作人员普遍没有接受过文件培训； （4）各级工作人员尤其是领导文件工作负担过重； （5）没有建立文件质量责任制； （6）专兼职文件管理人员队伍不稳定； （7）其他。 （2）如果你是小王，你能向领导提出什么建议来改进文件质量？ 答：提高文件质量的核心是建立文件质量保障体系，即在整个文件工作过程中，建立严密、高效的管理网络，明确各部门、各环节、每位工作人员在文件质量控制中的任务、职责和权限，制定出各类标准制度，强化质量反馈，形成一个质量监控管理的有机整体（2分）。具体来说，提高文件质量的措施有以下几种：（每列出一种措施得1分，不超过3分） 强化全员质量意识，确立质量第一的思想，更新文件质量控制观念；加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质；科学分工，明确岗位质量责任；稳定文件工作人员队伍；严格审核监督、加强检验；加强质量考核，奖优罚劣；强化文件的成本控制；简化文件，简化工作过程，简化程序手续；提高文件工作程序化水平；提高文件标准化程度；建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制；加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能等等。 2.案例二： （1）总经理秘书李婷和办公室秘书王红的工作失职分别是什么？ 答：总经理秘书李婷把工作交代给王红之后，没有进行适时的跟进监督，没能及时了解任务执行的情况，导致任务失败。（1分） 办公室秘书王红的失职主要有以下几点：会议通知内容中“有关人员”不够明确（1分）；没有向每一位主管发送通知，而只是将通知贴在布告栏上，未考虑实际情况和可能的后果（1分）；通知发出后，没有及时、主动地获取与会者的反馈，不了解与会者是否收到通知、是否参会的情况，导致一些与会者未能及时收到通知，而秘书却后知后觉（2分）。 （2）发送会议通知时，要注意哪些问题？ 答：（1）认真确定与会人员的范围，保证为确定的每一位与会者发送会议通知。（1分） （2）通知的封筒上准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并醒目标注“会议通知”字样。（1分） （3）可将会议中使用的有关票证与会议通知一并发送。（1分） （4）必要时，送出通知后以电话等方式同与会者取得联系，落实对方是否收到通知、是否能与会等项内容。（