标准化文件撰写演示课件.pptVIP

一、哪种情况下需要制定文件制度 如有下述状况之一: 新设组织时 管理可以系统化时 反复情形次数比较多时 相同的作业方式、步骤由多数人同时(或重复)执行 缺点、不良或投诉抱怨等状况发生频繁 需求量大(多) 客户或外部政策要求 工作需要经常沟通与协调时 最新. 二、文件的编写结构 一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有： 1．目的 2．范围 3．权责 4．定义 5．作业内容/作业程序 6．相关文件 7. 附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？  最新. 二、文件的编写结构 2．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范 围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。 3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相 关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有 关的主导部门和相关部门的权责。 4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说 明，会令文件内容更清楚明白。  最新. 三、文件的编写结构 5．程序/作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。 （1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 （2）文件内容：在编写文件内容时，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结合，即由谁（WHO），在何时（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），为什么做（WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个W或 H，都有可能使文件的内容不易理解。 最新. 三、文件的编写结构 6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。 7．附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。 8．以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。  最新. 四、文件的格式 格式体现一种文化 格式是一种权威的体现 格式便于沟通 有格式的文件便于阅读与思维 最新. 一二阶文件格式 首页样式 内文样式 一二阶文件的内容必须包含以下内容 1.0目的 2.0适用范围 3.0职责 4.0定义 5.0工作程序 6.0相关文件 7.0附件 最新. 其他文件的制作 其它文件的格式不拘，但同一类别的文件格式需标准化，且可明确识别以下项目： 1)文件名称 2)文件编号 3)文件版次 4)页次 5)生效日期 6)制定、审核、批准的签认 最新. 其他的书写习惯 三级制审批制： 制定 审核 批准 审批自下至上，自右至左 文件字体习惯 标题一般用16号（三号）字体，加粗宋体 内文一般用12号（小四）字体，标准宋体 小题目如“目的”可用14号（四号）加粗宋体 序号标识习惯 1.0 1.1 1.1.1 A. a). 最新. 五、文件编写的几点小技巧 自下至上的编写—让一线人员编写,主管审核 目标指向—制度必须面对目标 先列出流程图与职责 避免抽象如：上紧螺丝时要小心——词语模糊 列出所有控制点,尽量数据化(如微笑,露出八颗牙) 表单记录要细化 让新人看看,是否可会操作 最新. 五、文件编写的几点小技巧 （一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 （二）、忌过于弹性化，失去可操作性。 （三）、忌理想主义化，导致无法实施。 （四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。 （五）、忌咬文嚼字，理解困难。 编写文件的五忌 最新. 六、文件编写的详细程度 取决于人员的能力； 取决于组织规模大小，产品复杂程度