专门档案的管理学讲.pdf

专门档案管理学讲义 一、专门档案的含义 专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的记录 特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从而 产生特有的整理方法和管理方法的各门类档案的总称。 专门档案做为一个整体与其它文书档案、 科技档案相比较， 其主 要特点就体现在一个“专” 字，在上面的定义中就介绍了它的几个主 要的特点，就是具有专门的内容、专门的文件格式、专门名称、专门 形成规律、专门的整理方法和管理方法。这些特点，都是文书档案和 科技档案所没有的。 专门档案的特点主要有以下几点： 1、来源上的专业性。专门档案只限于产生某些专业部门、专业 领域的工作活动。 2 、内容上的专指性。专门档案的内容是专门揭示某个专门问题 的，是某个专门问题的历史记录。 专门档案对其他方面的内容具有排 他性，而文书档案所包含有内容十分广泛。 3、文件材料形成上特殊性。文书档案的形成是有严格的手续和 一定的程序的。而专门档案产生于各专业部门的内设机构或个人之 手，一般不经过文书处理部门的收发登记。 4 、文件格式上的规范性。许多专门档案的文件格式都有统一专 门格式规定，并严格按其规格书写文件。如司法文书、公证文书、会 管理 计凭证、报表、帐簿、病历等的文件格式均有统一规格，有各自的规 范性要求。 5、整理方法上的独特性。由于各类专门档案的不同点，因此各 自的整理方法是不尽相同的。 专门档案的种类繁多，曾有专家做过统计，据说有近五百种，基 本上每个专业职能部门都有自己的专门档案， 我们比较熟悉的有诉讼 档案、病历档案、教学档案、审计档案、公证档案等。另外，也有一 些专门档案是各个单位所共有的， 如会计档案、 人事档案、照片档案、 音像档案、家庭档案等。因为专门档案的种类繁多，限于时间关系， 我不能一一与在家学习， 我今天主要就会计档案和照片档案来和大家 共同学习一下。 会计档案管理讲义 一、会计档案的含义： 会计档案是企业、 事业单位和机关、 团体、部队等在经济管理和 会计核算工作活动直接形成的会计凭证、 会计帐簿和会计报表的专门 文件材料。 它是记录和反映单位经济业务的重要史料和依据。 具体说 来，它主要由四部分组成： （1 ）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任 的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇 管理 总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账 凭证汇总表、 银行存款 （借款）对账单、 银行存款余额调节表等。 （2 ）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页 组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业 务的簿籍。 它包括按会计科目设置的总分类账、 各类明细分类账、 现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。 （3 ）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营 成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会 计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说 明书等。 （4 ）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务 范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理 的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查 汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计 档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮 在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料均应视 同会计档案一并管理。 二、会计档案的收集 会计档案工作是适用经济工作的需要而产生和发展的， 各行政和 企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资 料，这些资料往往又是分散存放