电子文件归档与移交.docx

电子文件归档与移交 德宏州档案局杨洋 2010年6月22日 ?—、收集电子文件的意义 ?:?二、电子文件归档的相关法律法规 ?:?三、电子文件归档与移交的要求 ?:?四、注意事项 一、收集电子文件的意义 I?黑辭翩龄少有两点:一是科学发展进步的需 諄畤技术突飞猛进,日亲斤月异 们翟工作申也形 諄畤技术突飞猛进,日亲斤月异 们翟工作申也形 ,时任中 ]!] ,时任中 ]!]同志对 :〃电子公交的归档与嘗理、梧 ■ “一一 「条方― :〃电子公交的归档与嘗理、梧 棗融購瞬疆塞飜譜础行办法L的请示》作出重要批示时扌旨出： 棗融購瞬疆塞飜譜础 置讒豔鶴町m十 制定逡一办注,对电子公文的归档管理进行担应规范很有必要,这对于 促进全国的办公自动化和档案信息化工作具看指导意义。 「二、电子文件归档的相关法律法规 i《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002 ）。 2003^7月22日经国家档案塑务会议电议通过,国家档案 局令鄴号令发布工《电子公文归档管理暂行办法》，自 2003年9月1日起施行。 ?埶当案風翁政府信息化工作办公室制发了《云南省电子公 25日,以省嚴希办公厅理头文祥（云政办发〔2004 J 251 号）转发。 理办法》（德档发〔2007】44号）。 48号）o ?=?劇腐）关于电子文件移交进馆的通知》（德档发 三、电子文件归档与移交的要求 ?在开展电子文件归档以前，我们首先先来认清4个问题： 什么是档案？ （ ?：?什么是电子文件? 1 ?什么是电子公文？ ） ?为什么要采用DVD光盘？ ?《档案法》规定:档案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。 ?国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档 案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过 去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的 文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。 什么是电子文件？ ?:?《电子文件归植与管理规范》(GB/T18894—2002 )里的 寵储例如：大家常用Wo 寵储 例如：大家常用Wo『d撰写 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 什么是电子公文? ?国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公 文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子 公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。 ?例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规 定格式的公文。大家要注意,这里讲的可不仅仅是指红头文 件,包括其他具有规范格式的公文的电子数据。 ?电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定 保管期限。 |为什么要采用DVD光盘作为存储介质? ?—是存储技术相对较成熟。DVD的全称,在诞生之初是 Digital Video Disc （数室视频光盘）,目前则称为 Digital Versatile Disc ,即数字多用途先盘,是 CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出 初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间，1 可谓发展迅速,是业界公认的新一代标准的存储技术。而且,, 计算机业对其做出的反应也十分积极。 ?二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM ,厚度 0.6MM/? ,理论容量为4.7GB ,实际容量大概为4.37GB左 右。 ?三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型, 即第一次刻完后弹出光盘,如果以后再插入光盘进行再次的 追加刻录,那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了,这 要求使用这种光盘刻录时,—定要事先准备好所有要刻录的 文件，一次性刻录搞定！ 电子文件的归档与移交 ?确定电子公文的归档范围 ?:?归档电子文件的分类与保管期限的确定 ?电子公文的归档步骤 ? DVD光盘的制作要求 ?:?归档电子文件的移交要求 电子公文归档范围 ?简单的讲：即在纸质档案中有,又在现有电子文件中也有的 电子公文。 ?同理：会计档案、科技档案、音像档案、照片档案的归档范 围也是一样。 ?可能会出现一个疑问：如果是中央或省上来的文件，我们就 没有这份公文的电子公文,那怎么办？ ?针对这一问题,就要理解好这句话：”即在纸质档案中有, 又在现有电子文件中也有的电子公文。”也就是说:本身没 有电子公文的归档文件就不需制作归档电子公文。 子文件的归档范围图例 归档电子文件 归档电子文件的分类与保管期限的确定 ? 一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期 限。 ?二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保