秘书日常事事务工作.pptVIP

第四章秘书的日常事务工作(1)Q 学习目的与要求 理解办公室日常事务的 各项内容主要构件及操作要 求。能够按要求进行各项事 务的操作。  第一节接听与救打电话 在秘书日常的公关实务中,电 话沟通更是不可缺少的形式,很多 客户正是通过电话最先接触和了解 对方。正确使用电话,有助于创造 良好的沟通气氛,提高办事效率, 树立个人和组织的良好形象  、接听与拨打电话原则与基本要求 1.表达规范、正确 秘书电话语言表达要体现良好的职业规范:秘 书的工作语言应是普通话,要始终保持接听电话时 的职业语调与规范用语,这是秘书的首要基本功。 (与口语交谈不同) 2.礼貌热情,语气清晰和婉 言为心声,声音能反映人的真情实感。要求秘 书在接听电话时态度热情、语气和婉、不可生硬  接听与拨打电话原则与基本要求 3.简洁 很强的时间观念,扣紧主题,长话短说,表达信 息全面准确。 4.保密 不在电话里谈秘密事项,不将与电话内容有关的 事项告之与此无关的人。对于某些有关机密事项的询 问,婉言拒绝或请示领导。 5.注意时间 公务电话要避开对方临近下班的时间,尽量打到 位,或避开对方吃饭、休息时间  二、过滤电话的注意事项和基本要求 秘书日常接电话过程中,并非所有的 电话都是重要的电话。对于领导每天要 接好多电话,如果接一些无关紧要的电 话