协议合同台账档案管理制度.pdf

合同台账、档案管理制度 台账管理 第一条 为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的 管理，特制定本办法。 第二条 凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本 办法建立合同台账，并向公关法务部备案。 第三条 合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责 合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。 第四条 合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台 账，并对重大合同进行备案审查， 协助法务部对合同管理的工作进行 指导和检查。 第五条 合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一 份档案。 第六条 合同台帐应包括以下内容： （一）合同名称； （二） 合同主体； （三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行 期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事 项）； （四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履 行完毕的时间）； （五）合同所附资料； （六）其他应当记载的重要 内容。 第七条 合同台帐应附以下资料： 1、合同正本或副本； 2 、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件； 合同 3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人 身份证明； 4、补充合同、会议纪要、往来函电； 5、有关的重要资料。 第八条 合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查， 发现程序不符、 内容有误或资料不全等问题时， 应及时要求合同签订 人员采取措施予以纠正或补充资料， 以保证合同的签订和履行合法有 效。 第九条 使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续， 使用人或借用人应妥善保管合同资料， 不得损坏或遗失， 更不得擅自 涂改或更换； 办理结束后， 应及时将使用或借用的合同资料归还合同 台帐管理人员。 若违反前款规定给企业造成不良后果， 将追究相关责 任人责任。 第十条 本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。 档案管理 为进一步规范合同文档管理工作， 提高合同管理水平， 逐步实现 公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协 议、合同文本（不包含劳动合同） 。 二、 合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理， 以确保档案的完整、 合同 完全和有效利用。 2 、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司 所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合 同承办部门， 承办部门应根据合同项目需要指定承办人， 试用期内员 工非经总经办允许不得作承办人。 三、 合同文档的管理办法 1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。 2 、合同编号规则： 承办部门名称首字母－合同签署年、 月份 （六 位）－顺序号（三位） 。示例： TGB－201102－001 （推广部2011 年 2 月份第 1 号合同） 3、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度， 承办部门对合同订立、 履行全过程负全部责任。 承办部门主管为第一 责任人，承办人为直接责任人。 总经办和审查会签部门对应当提出相 关意见而未