电子文件归档整理.docx

电子文件归档 ?:?一、电子文件整理的前期准备工作 ?:?1、学习和掌握以《规则》为核心的电子文件 整理方法，在真正掌握电子文件整理方法之 后，才能开展整理工作。 ?：?2、学习并掌握《广西壮族自治区电子文件整 理质量标准》，确保和提高电子文件整理质 量。 ?:?3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软 硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环 境下进行，计算机设备和网络设备等相关配 件配齐之后，才能开展电子文件整理工作。 ?:?4、安装并使用专门用于电子文件的归档整理工作的软件如《GD2000综合档案管理系统 V5.0》。 2?二、电子文件整理原则 ?:?1、归档电子文件整理总的指导思想：简化整 理、深化检索 ?在电子文件整理和电子文件检索两项工作中, 两者的关系很明确，整理是档案工作的基础, 检索是档案工作的目的。前者要服务于后者, 后奢工彳乍的质量取决于前看的工祚员量。整 理的整个工作重心要紧紧地围绕检索的需要 开展工作。 ?:?整理是使档案工作有序化的过程，检索则是 档案工作的出发点和工作目的，只有在科学 整理的基础上，检索的查准率、查全率才能 达到100%,并实现便捷、快速检索，消灭 “死档案现象”，只有如此，档案工作的价 值和作用才得以实现。 ?因此，整理是第二位，检索是第一位。整理 的目的是为了更好地检索，而是否有利于检 索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑，检 索决定整理，整理要随着检索的需要而改变、 改革。 ?:?在电子文件、电子档案时代，检索是计算机 的自动智能检索，是“点”对“点” 一步到 位的全文检索而不是传统的全宗一一类目 ——文件——全文层层检索，因此，传统意 义上的整理是不能适应现代化的检索需要的, 所以，只有现代化的整理方法才能适应现代 化的检索需要，“简化整理、深化检索”应 运而生。 ?:?简化整理，就是要简化传统整理工作中不适 应现代化检索要求的方法，其体现在整理的 各个工作流程中就是要减少、弱化，甚至消 灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、 实用的现代化的方式方法取而代之。如电子 文件收集，我们通过计算机以及电子文件管 理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文 件； ?电子文件的归档与不归档工作流程，我们只需要使 用计算机、应用电子文件管理系统，以“确定”和 “取消”的方式进行，就能确定电子文件的归档与 不归档，便捷、快速、准确；电子文件年度的划分, 绝无差错；电子文件的分类，只需要在类目一一年 度一一期限下进行，就已经很便于计算机和电子文 件管理系统“点”到“点”的直接检索，而检索相 比较人工的类目一一年度一一期限一一机构或问题 的层层分类要简化、准确、快捷； ?:?著录工作，计算机和电子文件管理系统能实现除了 期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需 人工的逐个著录，省时、省力、省心；机读目录的 制作，计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。 整理工作的简化是不言而喻的发展趋势，而“深化 检索”则是电子文件现代化管理的前提，为了符合 计算机电子文件管理系统检索功能的需要，所有电 子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。因此, 著录工作要深化，这是检索工作的基础。 ?:?2、全宗内，各门类电子文件、电子档案进行 统一整理 ?全宗内按门类进行档案整理是档案整理的基 本原则。电子文件作为一种新型载体档案也 血盧宿这一基本谕则。电工文件是农薮字设 备和网络环境申产生的文件，归档电子文件 立档单位涯职能活动中产生的，且有参考和 利用价值并作为档案保存的电子文件。 ?:?其文件类型有文本文件、数据文件、图像文 件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒 体文件等等，这些类型的电子文件按档案的 分类方法，同样应该分为电子的文书档案、 专门档案、会计档案、科技档案、生产经营 档案、录音档案、录像档案、照片档案等等 电子档案门类，按照，《规则》5.1条“同一 单位的电子文件应在其全宗内按 (1)档案类别一一年度一一保管期限 (2 )档案类别一一保管期限一一年度 (3 )档案类别一一年度一一保管期限 一一机构(问题) (4)档案类别一一保管期限一一年度 一一机构(问题) 等分类方案中的丁种进行分类。同一全宗 肉血葆持分类方案前稳定。” ?:?整理的《规则》是各类电子文件、电子档案 整理的总的整理规则，各机关、团体、企业、 事业单位和社会组织职能活动中产生的各门 类电子文件、电子档案的整理均应按照《规 贝9》的规定进行。必然地，《规则》规定的 整理不只局限于全宗内电子公文、电子邮件 公文等文书档案，同时还包括了会计、科技、 生产经营、音像、专门等档案。 3、电子文件的归档整理要做到“随到随归档” 或“随办结随归档”进行整理 ?电子文件的归档整理主要是通过网络、电子 计算机和电子文件管理系统来实现的。电子