《前台行政人员培训》.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 前台行政人员培训 目录 DIRECTORY 岗位意义 01 主要职能 02 专业技能培训 03 实操模拟 04 岗位意义 01 岗位意义 行政前台不仅仅是一个岗位，它关系到公司的日常运行，同时也对公司的日常事务进行处理，他就是外来人员进入公司的第一道“门”，它的形象、它的接待、它的介绍就是公司的一张名片，因此该岗位成为了该公司的第一形象的体现。 主要职能 02 主要职能 公司日常事宜处理，如文件打印，卫生，人员出勤统计等等 接待外来访客 接听和回拨电话 基础会议准备和签到，以及会后完善工作 办公用品采购与盘库和管理 领导安排的其他事项 主要职能 专业技能培训 03 前期准备 送客结束 客户区分 应对突发 接待模块 1 2 3 4 专业技能培训 作为行政前台，接待工作可以说是最为必不可少，同时也是最为重要的工作。 因此，无论何时何地，前期的基础准备工作是一定要提起做好准备的。 备注：即使在无领导告知有访客的情况下 提前规划 执行力 亲和力 随机应变 创新力 专业技能培训 专业技能培训——接待工作 （1）接待工作环境准备会客室（办公室）环境一般可分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。（2）接待工作的物质准备会客室应准备好座位、茶或咖啡，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进入室内后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等。 （3）接待工作的心理准备待人接物应该热情开朗、温厚有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。外面的人对上司或公司的大致评价标准，首先取决于前台待客的情感。真诚是其中最为重要、也是最为核心的本质，起到了决定性影响。  一般性访客 专业技能培训——接待工作 重要访客 专业技能培训——接待工作 一般来访接待，主要是接待因工作或业务联系，临时短暂来访的一般客人接待。（1）欢迎 当看到来访者进来时，应马上放下手中的工作，站起来，向来访者点头微笑，并礼貌地招呼一声“你好”，表示欢迎。一般情况不用主动和来访者握手，如果来访者主动把手伸过来，要顺其自然（最好能立即确定对方从何处来，叫什么名字）。然后，请对方坐下，专心听取对方讲话，并做必要的记录，如姓名、单位、职务、来访目的、联系事项等等。 交谈时应注视对方，不可左顾右盼；要耐心倾听，不要随便打断。在交谈时除了必要的礼貌用语和实质性内容之外，应避免漫无边际的闲聊；在了解对方来意的条件下，及时结束谈话。  备注：对于预约的来访者，在来之前，应有所准备，要事先记住对方的姓名，当来访者应约而来时，要热情引入会客室，立即向上通报。 专业技能培训——接待工作 （2）引见 若来访者要求会见领导，前台人员应在征得领导同意后，再作引见。在未征得领导同意之前，不得擅自允许或把来访者带至领导办公室。 前台人员还应能够分辨哪些来访者有必要引见给领导，哪些应该挡驾，以免浪费领导时间。 引见时，应走在来访者的右前方，随时招呼、开门等。 引进领导办公室后，前台人员应作简单介绍，并礼貌地退出。 如果领导暂时不能会见，前台人员应让来访者坐下稍候，并敬上茶水，等待领导通知。 （3）来访结束 在来访结束后，要礼貌送客，同时说声“再见”，目送对方走出公司大厅。 专业技能培训——接待工作 重要客人的接待，主要是指计划安排中的比较重要的接待，工作需要更加细致周到。（1）热情迎接 会见访客，应到大厅来招呼，如果是熟客人，可直接请如会客室内。并以专业化的形象出现，但不要太过夸张。姿势、面部表情甚至肢体语言都应充满自信，让人觉得你够专业化。 （2）替上司接待客人 见面后立即向客人自我介绍。 客人交递名片时，要用双手接过名片，并大声读出对方公司的名称和本人姓名，然后小心礼貌的收藏，放进自己左边的衣服口袋里，可以在上司介绍时使用到。 如果来客不止一位，应笑脸相迎、公平对待。 记住客人的名字。对于多次来访的客人,不要再问对方的姓名，否则就失礼了。 当你指示访客上司办公室的位置时，也应说些如“XX经理正在等，请随我来”的话，避