机票预订管理规定.pdf

机票预订管理制度 第一条 总则 （一）目的 为进一步规范公司机票预订工作，加强飞机票预订管理，以合理控制公司费 用支出，特制订本制度。 （二）适用范围 本制度适用于公司各部门、各区域公司和专业公司。 （三）机票预订审批人 申请人所属部门负责人，分管领导，常务副总经理。 第二条 机票预订规定 （一）机票预定审批 1. 有以下情形的由部门经理负责审批: 1.1 机票价格不高于高铁二等票价格的； 1.2 公司统一安排出行的； 1.3 乘坐高铁、动车等其他交通工具时间超过 12 个小时的。 2. 有以下情形的由分管领导审批: 2.1 公司中层管理人员需乘坐飞机的； 2.2 行程紧急，高铁动车等交通工具均无法满足要求； 2.3 陪同重要客户出行； 3. 其他特殊情形需常务副总经理审批。 （二）机票预订职责 1. 公司员工公务出行的机票统一由综合管理部负责预定。 2. 综合管理部负责机票信息的查询，票务公司的选择及机票预订手续的办 理。原则上流程审批到前台文员处，0.5 个工作日内需将最佳航班信息反 馈给申请人。 3. 机票出票后，前台文员负责邮件发送行程确认单和电子机票给乘机人。 4. 综合管理部负责制订机票预订的流程和规定。 （三）机票预订流程 1. 飞机票预订必须遵守“先申请后发生”的原则，同时由于机票的价格越早 预订价格越优惠的特性，故需求人应提早做好出行计划安排，同时在保证 工作、出行不受影响的情况下，出行时间应遵循 “早”出晚 “归”，价格 遵循最低航班原则，以此合理控制费用成本。除特殊情形外，需求人原则 上应至少提前 2 天填写 OA 《票务预订流程》，根据具体情形选择适当的审 批人，并主动跟踪审批流程至审批通过。 流程图： 需求人提 选择适当 需求人跟 前2天走OA 的审批人 踪审批流 流程申请 审批 程 2. 审批通过后由前台文员负责购买，前台文员收到经审批的《票务预订流程》 后，及时根据预订者的要求进行机票查询及预订工作，同时做好登记，以 备后续票务查询及对账工作，出票后需将机票行程确认单和电子机票提供 给申请预订者。 预订流程 前台负责 前台将机票 前台核对预 审批到前 机票查询 信息反馈给 订者个人信 台文员处 预定 申请人确认 息 与票务公司 将机票行程确认 确认预订信 预订完成 单和电子机票提 息 供给申请人 （四）机票预订要求 1. 前台文员与公司签订机票预订协议的票务公司预订机票。订票时，在满足 预订者出行要求的前提下，要本着安全和节约的原则进行预订。 2. 前台文员在预订机票时需与票务公司核对清楚预订者提供的个人信息，并 以书面传真的方式与票务公司确认。在特殊情况下（如夜间或节假日期间） 前台文员可以以口头形式通知票务公司办理相关机票手续（包括改期，退 票，改行程等），但事后申请人返回公司当天需补发 OA 《机票预订流程》 进行流程审批，说明原因，前台文员需与票务公司传真予以确认。若因申 请机票预订者提供的个人信息错误导致出现错票或者因申请机票预订者 个人原因导致机票产生额外费用时，则由申请机票预订者本人承担责任。 3. 前台文员每月 10 日前需将上月预订机票的