企业员工人事档案管理制度.pdf

人事档案管理制度 一、目的 为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密； 同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、 有序的利用档案材料，特制定本制度。 二、归档范围 全体员工之个人档案（入职档案、培训档案、绩效管理档案、 离职档案）、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、 协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。 三、档案管理员职责 由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材 料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和 使用方便。 四、档案管理内容 （一）员工入职档案 1）个人简历；2)员工入职登记表；3）应聘人员登记表；4） 面试记录及待遇核定事项审批表；5）笔试结果报告；6）身份证 复印件7）学历学位、资格证书复印件材料8）离职证明；9）试 第2 页共8 页用期员工跟踪表;10)试用期考核表;11)各类合同及 协议；12）员工异动履历表。 （二）员工培训档案 1 1）培训通知；2）培训签到表；3）培训总结报告(或考评结 果)；4）派出培训审批表；5）员工外派培训合同；6）外出培训 反馈表(证书原件)；7）员工培训统计表。 （三）绩效管理档案 将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。 （四）员工离岗档案 员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情 形。 五、相关规定 （一）基础管理 1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整 理规范。 2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效 性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。 3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员 进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》（附件一）、 《离职员工人事档案目录》（附件二），并在档案袋上填写各种人 事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。 4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身 份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时 将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。 5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案， 2 在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。 6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及 时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真 鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审 查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。 7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三 年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8 年止）。 8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注 意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。 9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防 止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。 10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档 案管理的科学化。 （二）档案的查、借阅 1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案 禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各第4 页 共8 页部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审 批表》（附件三），并经人事行政部经理批准后方可办理。 2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工 不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理 批准后方可办理。 3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借 3 阅手续。 4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归 还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私 自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。 5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍 信，经分管领导批准后，方可查阅。 6、档案管理人员应做好查、借