国有电子档案管理办法.docx

电子档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为保障公司电子档案管理系统运行的规范化、制度化，确保电子档案管理系统安全、高效、稳定运行，依据《公司档案管理办法》，并参照《清华紫光电子档案管理系统用户操作手册》中相关内容，特制定本办法。 第二条 本办法所称的电子档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的电子文件。 第三条 本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处 理并可在通信网络上传送的文件，包括文档、图片、录音及录像材料等。 第四条 电子档案与相同内容的纸质文件具有同等的效力。 第五条 本办法适用于公司机关、公司属各单位档案业务主管部门。 第二章 职责分工 第六条 公司电子档案管理系统的管理工作由公司办公室和技术中心共同负责，公司办公室负责电子档案信息的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作；技术中心负责电子档案管理系统的技术支持和运营维护工作。 第七条 公司办公室和技术中心共同负责公司属各单位电子档案管理系统的应用培训工作，公司办公室负责电子档案管理业务流程培训，技术中心负责指导各单位电子档案管理系统的建立及日常运行维护。 第三章 用户管理与权限设置 第八条 公司电子档案管理系统用户（档案管理角色、档案利用角色）以人力资源部任免通知为依据，包括如下： 1.公司在岗职工（含助勤、外聘、返聘）； 2.子分公司、办事处正式员工； 3.直管工程项目部（指挥部）正式员工。 其中，档案管理角色只可赋予公司及所属各单位档案管理人员。 第九条 电子档案管理系统的用户由技术中心根据人力资源部人事任免通知和公司电子档案管理系统账户申请表进行设置和更改。 第十条 对于离开公司工作的人员，技术中心在接到人力资源部任免通知当日删除用户。 第十一条 电子档案管理系统的用户权限，由技术中心和公司办公室共同授予，用户权限的变动必须填写设置变更申请表。 第四章 电子档案管理 第十二条 档案管理员将各单位、部门移交的及由OA办公平台推送至电子档案管理系统的电子文件及时进行整理归档。 第十三条 档案管理员定期对系统进行备份，每季度要将电子档案刻录成光盘保存。 第十四条 对归档的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于 40％，发现问题要及时补救。 第十五条 借阅者登陆电子档案管理系统BS端后可直接查询权限范围内的电子档案，若查询档案原件则须填写文件预约信息，得到部门负责人及办公室负责人批准后方可查询。 档案提供利用要注意以下事项： 1.查询应在权限范围，并遵守保密规定，查询涉密档案需经公司领导批准； 2.通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。 第十六条 电子档案保管期限参照《公司档案管理办法》有关规定执行。销毁电子档案时要严格审核，经公司领导批准后方可销毁，销毁时应有监督人员监销。 第十七条 按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。 第五章 系统安全与保密 第十八条 档案管理员应妥善保管用户名和密码，严禁将用户名、密码转交给其他无关人员使用，如因此产生的严重后果，由档案管理员负责。 第十九条 档案管理员每次向系统中录入数据时，必须清除计算机病毒，确保系统安全， 第二十条 对于涉密电子档案，秘密级别的“条目”上网，机密、绝 密级别的不上网。 第六章 附则 第二十一条 本办法由公司办公室和技术中心共同负责解释。 第二十二条 本办法自公布之日起执行。