WHVK-QP-03-04文件与档案管理程序.pdf

. 1 目的 明确规定对公司各类文件进行控制的方法、责任和要求，包括文件的收集、标识、归 档、保管、借阅等，确保各类文件(档案)的清晰、完整，并得到妥善保管。 2 适用范围 2.1 公司质量管理体系文件（见5.1控制要点）； 2.2 因工作需要各部门购买或订阅的图书、报纸、杂志； 2.3 各部门接收的外来文件。 3 职责 3.1 总经理办公室负责公司档案资料的统一管理。 3.2 各部门文档管理员负责部门文件的收集、编号、传递、保管与移交。 3.3 ISO9000质量工程师负责起草《质量记录一览表》，管理者代表审批。 4 工作程序 ISO9000 质量工程师 a) 每年年底的管理评审会议后 20 天内 完成下年度的收集计划 制订质量记录收集计 b) 《质量记录一览表》草案 划 c) 非质量体系文件的管理可取消此步 管理者代表 a) 《质量记录一览表》 b) 非质量体系文件的管理可取消此步 审批 a) 质量记录应按照《质量记录一览表》进 各部门员工 行收集，质量体系中已规定有标准表格 （或格式）的必须使用相应表格（或格 形成或收集文件 式），没有标准表格（或格式）的文件应 标明文件名称、时间和记录人 b) 程序文件中规定必须形成的各种记录， 优先以书面形式保存，如果以电子文件 的形式保存，须提供审批或往来的原始 邮件作为证明 c) 文件经办人有责任暂时保管文件，并在 规定的时间内移交给本部门文档管理员 a) 《文件与档案保管和借阅指引》 b) 《文件编号规范》 c) 《文件登记表》，登记内容包括文件名 称、文件编号、类别、登记日期、经办 . 人，除此以外各部门可根据业务开展需 要增加登记内容 d) 各部门须归档的电子文档，必须定期在