2019年整理【管理精品】5S标准实施-文档管理规范.docxVIP

5S标准实施规范 批准：刘惠森 日期: 2007-12-1 审核：传真义 日 期：2007-12-1 编制：康中波 日期：2007-11-21 文档管理规范 1.0目的： 为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制 定本规范。 2.0适用范围： 本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理， ISO体系 文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。 3.0定义： 文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电 子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。 4.0职责： 各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本部门的文档 的管理、标识、销毁等相关工作负责。 5S检查组对此文档管理的状况做检查。 5.0规范 5.1管理与标识： 所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置 在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上, 草稿纸除外，但需要整齐摆放； 两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面； 一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面； 一年至两年才使用的文件标识好放在仓库； 除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁; （详细见后页储存年限表） 非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要 以颜色、由低到高来区分； 文件栏内三格以上的需要标识文件的种类； 文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅； 存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、 防盗、 防潮、防虫等措施；并定期白检，发现I可题及时解决；存放期限到期 后，应按照规定进行销毁处理。 所有的文件夹必须要有标识，可白行设计，字体不做限制，内容至少 应包括公司的LOGO和相关下述内容，如： @)AnVtfELL 东莞宏威数码机械有限公司 生 产 资 料 生产部  @)AnWELL 东莞宏威数码机械有限公司 人 事 档 案 审计部 文件储存年限表（表一） （以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增添的记录应自行参照本规范实行） 部 门 类 型 序 号 文件/记录名称 归档时间 保存年限 处理方式 人 力 资 源 部 人 事 档 案 1 木A旬目口 乍肖臼「 2 I+T. 仲* "tTF* （侑* 印） U=U 以 J j 而试守成 十如P* " 木人有耳日 kF3上又 打句入库 J 〃 J 1 X 虹L V 小J p 1 1 丁 ） 面渚[平 l-U-l \^\i J I_J 7jXi 面渚* F# /干=7 仔义扳、 —±JU^-K— J J 巴/ V/-=p 伊臼八 I-ELI 以' 1 人1—不C |_EL| 以，＞ u /Jaa 叩时 木人咨甫口 ）z闩上乂 P1 XULL R Id-C^Tj— 甬车n -h 目［时 .—vk A 亨 KD— 丁」LVU牛 钻臼几 6 职称证、岗位资格证、 特殊工种操作证（复印件） 只1」口\| 即时 /十、/、|0救、 本人离职 打包入库 7 可侑十王，石F日什、 闻时 _木A南KD— 7 a 刃1刀曲\ \ ） 平午 E 右必 的 小松主 只 |J U\| 目 牛 , 木k帝日口 丁」也八牲 8 Q_ 丁 T凹侣双H J1小也L衣 等勃△曰 -风」口\|~ 目 个八囹5K ,——vk A i^sn—— 手」也八J牛 9 4 n 力WJ □同 卢甲伶食rgE工日H P'H n\i 面渚主就 个八百峭、 —木X肉HP 于J巴/M牛 销白站 录 用 io 4 4 洗田甘日牛您咨很十 田J叭八阪 日 十八胃HK ~A txt h 口 用以 卡丁后\温 11 A O 认用规占核豆化衣 即口\| 个人罔财 T」EVU半 土丁幻X杰 12 4 c 贝L L贝侧您~见衣 北七丁由十中沛/rn 即口』 Pnn4 7 干、/ ' |H X 八 小」四六崖 十丁#T】左 13 4 A *炫牍己美 即町 布 H 土 r# 乖人罔职 —4^ A rXf H PI :TJ田TM年 上丁各X志 14 4 FL 支昧］匚习 习夕品；「孕小 FrwT 个人陶财 A 性「H 口 1」邑八序 上丁岳\宏 15 关切记水衣 即叫 目IM 本人罔职 * A 南 HD 十」也六摩 上丁 Xt I X Fa-^ 16 也观］匚丞女 即 口\1 个八iMMK ,门CWJ牛 离 职 17 IT司5次习JTL!习E 尹日口 rh ［士十任刀|r八川；A H晶次归 即阿 , Hnn-4 不人圈职 ―^ X *卜 口 口 于1 EVU车 , 土丁 A-r \ |±^ 18 A C 衅职甲靖攻用牟味为以T口 1可虺加 口 —r^ x ［［ > Xz +立疗圭 |Vr 即廿可 H