考察接待专项方案.docVIP

接待方案 近日，我学院合作校--英国B大学将派出以校长为首15人代表团对我学院办学条件、办学水平进行全方面考察并洽谈相关合作事宜。为了确保接待工作顺利进行，现制订接待方案以下： 接待目标：此次B大学来访对我学院建设多科性、教学研究型大学相关键意义。所以，各相关人员应充足展示我院办学条件及学科建设、教学和科研水平，并以务实、精炼、高效、有序工作作风展现我院优良校风，给英国B大学代表团留下良好印象。 接待宗旨：秉承“以人为本”标准，热情，主动，周到，细致，谨慎，高效，安全，确保各项接待任务圆满完成。 接待规格：提议采取对等规格。 注：因为B大学代表团以校长为首，提议主陪人员为我学院张院长和党委书记金书记。 考察时间：20XX年12月20日--20XX年12月22日 五、相关接待部门和具体接待事项以下： （一）、组织结构： 总责任人：高叶（院办公室主任） 组员： 贺华（教导处主任） 金坤（人事部主任） 苏秦（财务处主任） 宁静（宣传部主任） 常姗（医务室主任） （二）、安排食宿 ?1、责任人：金坤 关键职责：①负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作； ②负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。 2、预定餐饮（表1） 时间 地点 用餐类型 数量 12月20号午餐 金宝莱商务酒店 工作餐 2桌 12月20号晚餐 金宝莱商务酒店 商务餐 2桌 12月21号早餐 金宝莱商务酒店 自助餐 12月21号午餐 A学院接待中心 工作餐 2桌 12月21号晚餐 金宝莱商务酒店 商务餐 2桌 12月22号早餐 金宝莱商务酒店 自助餐 12月22号午餐 A学院接待中心 工作餐 2桌 注：①食品供给，既要照料外宾饮食习惯，又要表现中国特色，品种齐全，营养丰富； ②食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过敏源。 3、预定住宿（表2） 房间标准 下榻酒店 入住天数（天） 价格标准（元／天） 房间数量(间） 商务套房 金宝莱商务酒店 2 440 2 高级商务房 2 300 13 注：①住宿房间已安排好，考察团组员可依据本身需求内部调整 ②接待人员要做好组员信息登记工作。 4、考察团组员信息记录表 （表3） 序号 姓名 性别 年纪 宗教信仰 职务 爱好 抵达时间 1 Will Smith 男 60 基督 校长 高尔夫、网球 2 Elizabeth William 女 55 基督 副校长 慢跑、自行车 … 15 （三）、接机及送机工作组 1、 责任人：宁静 关键职责：负责联络考察团接机、送机及其它事务； 工作人员：记者1人（宣传部指派），负责摄像、摄影事宜； ??? 接待人员5名（可指派学生），负责生活等相关事务工作； 翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。 ???2、准备工作 ?（1）准备：20XX年12月19日前往机场实地考察。 ??? ①办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜； ②设置临时接待点，备好接机口号及横幅等。 3、关键工作内容 ??（1）具体负责接机、送机等相关工作。 ??（2）物品配置：摄影机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾等若干。??? （3）接机： ??? ①就位。12月20日早晨工作组组员抵达机场。 ??? ②接人。考察团由接待人员确定后，接机责任人宁静先自我介绍，接过行李交工作人员。 ??（4）摄影。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。 ??（5）送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。 ??（6）照片传回。摄影结束后，第一时间内把照片传回宣传部。 ??（7）汇报。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。?? ? 4、送机：在机场设接待站，按摄影关程序负责安全送机服务。 （四）、医务组 1、责任人：常姗 ??? 医生：牛宇、韩静 关键职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮番值班，教授外出时随行服务，着装整齐，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。??? 2、药品准备：速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。 、考察团会务工作安排（表4） 时间 事项 工 作 内 容 责任人 20日下午2∶00 参观校园 由接待人员引领考察团入院参观，主陪同人员为金书记和张院长。 高叶 下午3∶30-5∶00 欢迎会 在学院社科楼一号汇报厅召开欢迎会，会上张院长将代表全体教职员、学生，欢迎贵