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接待工作指引与操作手册 第一章 接待工作总则 一、接待工作的目的和意义 接待工作也是生产力。通过热情、周到、细致的接待工作， 可以树立平安优秀的品牌形象， 保持和外顺的交往关系， 促进长 期稳定的业务发展。 二、接待工作的原则和要求 （一）接待工作的原则 诚恳热情、以礼相待 宾客至上、细致周到 认真负责、有始有终 外有别、讲效 对口接待、分工负责 遵守纪律、严守 （二）接待工作的要求 接待工作标准化 同一层面（集团总部层面、子公司总部层面、子公司各二级 机构层面等等） 的接待工作应实现资源配置、 服务模式和操作流 程的标准化和一致性， 不得由于地域差异而出现执行标准差异的 情况。 接待工作流程化 接待工作必须流程化、 规化。接待过程的每一个步骤都应经 过细致的考虑和周密的部署，做到事前有准备，接待有步骤，结 束有反馈。（接待标准化流程见第二章） 接待工作责任制 各单位分管行政的班子成员 （及以上领导） 为本单位的接待 工作总负责人和总协调人；各单位办公室（行政部门）主持工作 的领导为接待责任人； 各单位还应根据实际情况， 培养和配备专 （兼）职接待联络员，负责落实具体接待事宜。 三、接待分类 根据来访单位和人员的性质、 级别及办理业务的种类等， 接 待分为不同的种类。不同的接待种类，应提供不同的接待服务。 接待工作按照对象划分，可分为部接待（包括上级单位、同 级单位、下级单位等） 、外部接待（包括政府及监管部门、同业、 客户、合作单位等） 。 按照容划分， 可分为指导检查类、 参观交流类、 媒体来访类、 活动会议类等。 按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。 为了规接待分类， 平安系统通行的接待分类标准为接待的重 要性。根据重要性不同，可分为以下四类接待： 一类接待：政府及监管部门指导和视察工作、 VIP 客户来 访、行业外友好单位工作交流等由本单位高层领导 （集团层面为 执委会执委层以上、 子公司总部层面为班子成员、 二级机构为一 把手）参与的高端接待。 二类接待： 即以各职能部门对口接待的外部业务洽谈、 参 观会晤及平安系统相关单位之间的交流参观等。 三类接待：即公司员工与外部单位相关人员的小围业务洽 谈等。 4．四类接待：即日常业务往来，如广告公司、快递公司或 个人业务办理等。 （本手册不适用此类接待） 四、接待工作的职责划分 1. 接待工作可能涉及的部门包括办公室（行政部门） 、受访 单位（受访人） 、业务对口或支持部门等。相关部门在每一项接 待工作中要分工明确、各司其职、相互协作。 办公室（行政部门）主要负责总体协调和服务工作，包括会 议服务、参观安排、 用餐出行、 环境卫生等具体接待工作的落实； 受访单位（受访人）主要负责来访信息的收集、接待预约申请及 全程接待陪同； 其他业务对口或支持部门提供必要的信息、 资源、 人力支持。 2. 根据接待种类的不同，一类接待由办公室（行政部门）主 导，各相关部门协同完成；二、三类接待由受访单位（受访人） 主导完成。 一些外部重要接待， 必要时可请求上级单位或领导的 支持。 第二章接待标准化流程 标准接待流程图： 接待需求受理，区分接待类别 一类接待 二、三类接待 、接待申请 接待工作实行预约制。所有接待都必须经过事前预约，一、 二、三类接待均需通过 EOA系统进行申请。 客人来访前应与受访人进行联系， 或经前台服务人员代为联 系受访人后才予以接待。 受访单位 （部门） 如需其他单位 （部门） 协助接待，也必须进行预约。 对于一类接待，受访单位（部门）应提前收集并整理汇总的 来访信息，在正式接待前至少 3 个工作日提交给接待协助部门， 并制定详细的接待计划。 接待审批流程如下： 一类接待：申请人f部门部审批流程f办公室（行政部门） 审批-其他支持部门-分管领导-一把手-上级单位分管领导 二、三类接待：申请人f部门部审批流程f办公室（行政部 门）f所在单位分管领导 二、接待准备 准备工作是整体接待工作中的重中之重， 准备工作的充分和 到位与否， 直接决定了整个接待的成败， 影响着具体接待操作中 的每一个环节。 任何接待都要进行相应的准备， 特别是一类接待， 更要进行充分的前期信息搜集、需求沟通、资源协调、物品采购 等前期准备工作。 （一）信息搜集 对于来访单位信息掌握的多少， 直接关系到接待质量和效果 的好坏。信息搜集的主要容包括： 来访单位、 目的、时间、人数、 、 职务、行程安排、航班（车次）信息、 入住酒店、车牌号、国籍、 喜好、是否携带礼物，及其他特殊要求等。 （二）资源协调 部需要获得相关部门的支持和配合，例如业务数据的提 供、接待服务的支持、会议场地布置、工作人员和费用预算的落 实等。接待对口部门必须就接待所涉及的所有方面与相关部门进 行充分的沟通、协调。 外部