企业公务接待流程大纲纲要细则.docxVIP

公司公务接待流程细则 第一条 前期准备工作 一、接待任务下达后， 由总经理选定接待组具体成员， 并部署相关接待任务； 二、由办公室接待人员负责收集、核对下列信息： （一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间； （二）主宾饮食忌口及生活习惯； （三）会务是否公开（是否需要拍照或录像） ； （四）与各部门做好沟通， 要求各部门做好配合 （包括在接待期间减少噪音、走动等方面）。 三、由办公室接待人员负责根据来宾情况制作公司 PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择： （一）对外披露型材料及数据； （二）发展预测型材料及数据。 相关材料必须送分管副总审核、 主要接待领导批准； 四、由办公室接待人员负责制作如下材料： （一） 来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式； （二）接机 / 车地的迎接牌， 正面为“ XX单位 XX领导等一行” 或者“XXX（姓名）”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话； （三）会议席卡； （四）制作欢迎词标牌 （五）准备好公司宣传册。 五、由办公室接待人员负责准备、采购以下方面的内容： （一）按照要求预订用餐点、餐标； （二）预订住宿酒店客房； （三）预订会议室或接待室； （四）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水 等； （五）根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品； （六）准备好日常用药品及急救包； （七）按要求采购礼品。 六、由办公室驾驶员负责保障好接送车辆： （一）车辆清洗； （二）车辆状况检测； （三）车辆加油； （四）接送点现场及线路踏勘。 七、由办公室负责对公司大楼进行清洁。 八、由办公室接待人员做好工作餐的各项准备， 包括采购和餐具、 热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。 第二条 接机 / 接车 一、由办公室主任牵头组织好现场接机 / 接车的领导及陪同人员； 二、全体接待人员统一按要求着装： （一）相关领导着正装；办公室接待人员着工作服； （二）驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。 三、驾驶员及接待车辆的要求： （一）来宾携带随从的，应当派遣 2 辆以上车辆迎接； （二）公司中高档车辆应当服从调遣和调配； （三）驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过 10 标 刻； （四）根据来宾的人数备好饮用水，其中， 10 月份至次年 4 月期间的接待，应当为客人备常温及热饮， 7 至 9 月应当为客人备常温及冰饮； （五）主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置， 主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，办公室接待人员应坐于副驾驶位置； （六）迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车； （七）客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头； （八）因道路原因车辆右侧面对客人时， 驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置； （九）办公室接待人员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内； （十）两辆以上车辆接送客人的， 首车驾驶员应当放慢车速， 照应后车距离，尽可能形成车队行驶。 1、后车不得超越首车行驶； 2、凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候； 3、一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上； 4、凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平 稳及车队队形完好。 四、现场接机 / 接车时的工作标准： （一）由办公室接待人员持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待员站立位置应当在领导右后侧 1 步距离； （二）宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规范用语是： “ XX领导，欢迎来到 XX。我是 XX有限公司 XX职务 XX姓名，您一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。 ”； （三）办公室接待人员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行； （四）上车后，办公室接待人员应在自我介绍后，向来宾递交行程单； （五）车队从机场 / 车站出发后，由办公室接待人员通过手机短信将来宾情况报告公司总经理。 第三条 迎接来宾进入公司 一、由办公室接待人员负责对大院车辆进行清场， 严禁一切车辆不按规定停放，公司大门口不得停放机动车和非机动车； 要事先对楼梯、 走道及会议室全部检查一遍； 二、由办公室接待人员将欢迎词板放置于公司 1 楼大门口； 三、接待接机 / 车人员反馈的信息后，办公室通知相关领导进行现场迎接： （一）根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆； （二）来宾车辆停靠后， 由驾驶员负责为来宾开车门， 并防止客人下车时撞 头； （三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼， 特别重要的来宾由办公室接待人员负责上前送花； （四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位， 距来宾半步距离， 并负责引导来宾进入公司； （五）公司前台应