计划单证流程.pdfVIP

计划单证的流程 一、订货单处理： 1、根据客户要求、市场需求及公司的库存填写“微波炉 /空调/小家电产品订货单” 。 ① 调查客户在我司账面的余额，如有收款业务员必须在票据的复印件上签名，并连同“产品 订货单”传至公司计划单证组。原件以最快时间 EMS 回总部。 ② 按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、 有赠品、有样机、有资料等特殊情况） 。 ③ 订货单位必须在订货单上签名、盖章。 ④ 如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联系人及联系电话，另在 订单的右上角处明确注明发至异地（？） 。 ⑤ 订货单上我司相关业务人员必须签名及留联系电话。 2、计划单证员按要求做好“产品订货单” ，计算好车位，联系运输公司安排好发运工作。 3、财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单” 。财务科盖“发出商品专用章” 后方可在仓库装货。 “产品提货通知单”各联作用： ① 第一联业务科存查——财务打单人员存档 ② 第二联仓库存——仓库计帐员计帐 ③ 第三联财会部门结算——财务部人员计帐 ④ 第四联销售计提及财务结算——财务部人员计帐 ⑤ 第五联送货回单——运输公司运费结算 ⑥ 第六联业务员存——相关业务员记帐存档 ⑦ 第七联随货同行——运输司机存档 ⑧ 第八联门卫放行——保卫科存档 4、运输调度员按运输公司的车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体 车号。 5、财务打单员根据前一天发运的具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等） ，汇总 发电子邮件至相当办事处。 二、代理商库存盘点。 1、每月 30/31 日进行代理商库存实地盘点。 2、盘点表的格式由计划单证科不断更新。 3、代理商库存盘点要求一定要准确。 三、关于计划单证所遇到的常见问题。 1、货款问题 ① 原则上：发货采用现款现货的原则、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。 ② 票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必须按“银行提货单”金额提货） 、电汇（新 单位必须货款到我司帐户中方可发货） 、支票（只限广东部分区域广州、东莞、江门、佛 山）。 ③ 抓紧资金回笼，公司总部对业务员前期已传真过来的汇票、银承或电汇底单，超过 10 天 还未寄回公司财务的，将电话通知他们立即寄回外，还要将客户名称、票号、金额、负责 收款的业务名单登记清楚，如果超过 20 天还未寄回或者换了票不通知公司的，除要业务 员说明清楚原因外，给予一定的扣罚。 ④ 返利手续未办完如何发货？客户必确认我司财务的“财务对帐单” ，再由客户出保证书， 方可发货。 ⑤ 无货款如何发货？由营销中心打报告及客户出具“到期付款保证书” ，公司相关主管按客 户资信度，根据实际市场情况建议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。 2、运输车队问题： ① 对于各运输公司的路线由计划单证组提供及联系方式。 ② 对于在途车辆直按向运输公司有关人员查询。 3、调货问题： ① 调货需凭营销中心报告（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销 商（代理商）。（业务员不需填写产品订货单） ② 调货的车辆由部门计划单证科安排。 ③ 调货后凭双方签收的具体型号办理开票手续。 4、收货问题： ① 业务员提前提供资料——单位全称、收货详细地址、联系人电话、收货时间、货仓在市区 还是在郊区、白天货车通行有无限制、有无装卸工人。 ② 超市卸货业务人员需了解各项规定。 1、我们不能埋头盲目地做事，要多思考和善于总结。 2、 我们作为一线人员的作战后方，平时跟别人通电话时注意语气要客气礼貌和耐心。 3、 我们在做客户发货订单时，必须审核清楚订单上型号、单价、数量和这个客