《办公室管理》期末复习综合练习题与答案(1).docxVIP

答：进言: 是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事 ⑵适时 ⑶适地 ⑷适度 3．来信受访的范围包括哪些 ?受理与处理的程序和基本要求是什么？ 答：(1) 受理的范围是 :国家机关 ,主管部门或新闻单位转来的信件 ; 职工,群众直接给机关 , 单位领导的信件 . (2) 及时拆封 . 拆封时, 不要损坏邮票 , 邮戳和其他书写内容的地方 . 对急信 , 要信, 或有过激言语的来信 , 要处理及时 , 报告上司, 还要以有效方式通告有关单 位紧急处理 . 拆开后在装订时 , 信纸在前, 信封在后, 要一并装订 . (3) 认真阅读 . 把握信中的主要内容 , 也可用颜色笔为领导标明信中的重点 , 或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证 等. 提供领导复信所需 要的资料. （4）逐项登记 . 用钢笔将写信人的姓名 , 职业, 单位或住址 , 写信时间 , 收发日期, 主要内容, 要求, 收信单位 ( 人) 以及承办后 的情况, 结果和立卷存档号等详细记载 , 便于统计 , 查找和催办 . (5) 认真处理 . 处理信伺 : 应该按照 分级负责 , 归口办理 的原则, 进行转办 , 交办或自办 . (6) 及时复信 . 复信是取信于职工群众的有效措施 , 增加职工群众对组织的信任 . 复信可采取收信人 ( 单位) 复信, 或承办人 ( 单位) 复信两种方式进行 . 4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ p170—171 答：(1) 要获得上司的许可； (2) 如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3) 要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式 ( 早餐会、午餐会等 ) 、所需要的时间等等； (4) 约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』 ：。还应准备约会所需要的文件资料。 (5) 星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； (6) 对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； (7) 公司有重大活动的那一天不宜安排约会； (8) 地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ p178—181 答：（1）有电子提示系统和人工提示系统 （2）电子提示系统的做法 : 在电脑中设臵日程表 , 报警系统 , 一周计划以及其他提示事项 , 文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息 . 人工提示系统的做法 : 设臵基本办公日程表 , 固定活动日期一览表 , 使用提示 性备忘录, 准备约会表 , 准备特殊提示卡 , 准备交往提示文件 . 6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ p137 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章； （3）时间（开始时间，结束时间） ；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单； (8) 会议的经过情形及结论； （9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 7．提高会议效率可以有哪些做法？ p156—159 答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会 议成本。 8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ p234 答：（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时 间。 （2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好， 一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按 5W2H的原则检查是否有遗漏。 9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ p237—238 答：让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对 方着想而发言。 10．单位印章主要有哪些？ p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定？ p245—247 答：(1) 单位印章 , 套印章，钢印 , 领导人签名章 , 其他印章； （2）刻制公章有两种情况 : 一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请 , 经主管部门批准 , 公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指 定的文秘人员统一使用 , 其他印章也应专人专用；加盖公章 , 是哪一级的公章 , 须经哪一级的负责人批准 , 并审核签名；