物业档案学习资料的建立及学习管理标准制度.docxVIP

物业档案资料的建立与管理制度 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分， 科学、规范的档案管理能有效的为各项 管理工作提供指引和服务。 根据金沙咀国际广场物业特点， 结合传统档案管理方法和电脑数据库管 理新方法、新手段，对小区档案资料实行 “科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化 ”的管理。 所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。 部门架构 董事长 物业经理 档案管理员 档案资料建立、管理流程图 收集：工程技术、维修、改造资料； 智能化系统技术资料； 业主 / 物业使用人资料、证件、购 / 租房合同、装 修审批表； 历次管理活动书面、音像资料等 整理分类：技术资料； 业主 / 物业使用人资料； 管理规章及内部管理制度； 历次管理工作资料、记录； 业主文件、通知、活动记录； 财务帐表及分布方案 归档：按公司《物业档案资料的建立与管理制度》建立 建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库 利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还 一、档案资料的建立 （一）档案的建立与收集 1、设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相 应的规章制度，对所有档案进行严格管理。 2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作 中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。 3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。 4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一 木的养护都有详尽的档案资料收集。 （二）档案资料的整理与分类 整理的重点是去伪存真， 根据档案的来源、 信息的内容、 信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。 1、档案资料的整理 ）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作； ）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据； ）、应该充分利用原有资料作为整理的基础； ）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系； ）、档案的整理必须便于保管和利用； 6）、收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。 、档案资料的分类 凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料 档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 1）、移交资料 项 目 资料 名称 小区规划资料  1、批准文件 2、用地批准文件 3、投资许可证、规划许可证、开工许可证 4、拆迁安置资料 、规划平面图 6、业主 / 物业使用人姓名、产权、居住办公位置、建筑面积清单 工程技术资料  1、竣工图：总平面图、建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸 2、地质勘查报告、工程建设投标文件 , 工程前期基础性文件 3、工程合同及竣工报告 4、工程预决算 5、图纸会审记录 6、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） 7、隐蔽工程验收签证 8、沉降观察记录 9、竣工验收证明书 、钢材、水泥等主要材料的质量保证书 、新材料、构配件的鉴定合格证书 、水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 、砂浆、混凝土试块试压报告 、供水、空调的试压报告 、园林绿化图纸和清单 、设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书和保修单 、工程监理报告 2）、日常物业管理档案资料 项 目 资料名称 物业管理 小区基本资料 业主 / 物业使用人资料 用户须知；用户基本资料；物品出入登记卡 用户装修申请表；报建批文；装修工程图纸；装修施工安全责 装修资料 任书；装修施工人员出入证；施工单位营业执照；装修巡查记 录；装修验收记录 维修资料 修缮计划与方案；维修申报表；维修服务派工单；维修回访记 录；公共设施维修记录 绿化养护资料 绿化检查记录；绿化养护记录；礼仪摆花协议 清洁、保洁资料 清洁服务整改通知单；保洁日检记录 消防管理资料 消防巡视记录；消防设施检查记录；动火作业审批表；消防设 施运行记录；火灾隐患整改通知 日常巡查记录；交接班记录；查岗记录；闭路电视监控系统录 治安交通管理资料 像带；紧急事件处理记录；车辆管理记录；护卫巡逻签到表； 安全隐患整改通知；车辆进出管理记录 设备管理资料 设备台帐；设备维修保养计划与申请报告； 设备维修保养记录； 设备运行记录；设备维修分包协议；设备检查记录 员工个人资料；聘用表；员工培训计划；员工培训记录；员工 员工管理资料 业绩考核及奖罚记录；员工内务管理 服务质量回访记录；用户意见调查、统计