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商务信函的书写规则（五） ( ２) 正确使用大写（ Capital Letter ） 一般在每一句，每一个直接引语，每一行诗的第一个字要大写，人的称呼或头衔，书名等要 大写，专有名词要大写，月名，星期几要大写，代词Ｉ要大写。这是使用英语必须具备的起 码的知识。 因此， 大写使用的正确与否， 也是英语水平问题。 除了上述一般大写规律以 外，在商业书信英语中的大写， 还有其本身的特点， 现说明于下： （Ａ）North, South, East, West 这四个字作为一般方向用时小写， 但是当它们作为一个地理概念表示北方地区， 南方地区，东方地区，西方地区，或专有的地名联用时，就必须大写。 ［例］Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensively in the Southwest and in the Sou thern California ( 棉花是南部各州的重要作物，西南各州和加利福尼亚南部 也广泛种植。 ) （Ｂ）商品名称 从语法上讲，一般的商品名称（非专有名词）没有必要 大写。在商业书信中为了强调 （）或要促使对方注意， 商品名称常常大写。 ［例］Wehave seen your advertisement in the Textile World and should be glad if you would send us patterns of Ladies Woolens with your best terms. ( 我们看到你们在 织物界 杂志 上的广告， 请寄妇女用毛织物样本并告惠的价格条件。 ) （Ｃ）文件名称 ［例］we have quoted our best terms on the enclosed Price List. （我们已随函寄送价目表报惠价格条件。 ） ( D ) 公司，团体，城市名称省略时大写 ［例］The Company will pay you $100 annuity. 该公司将付给你年金１００美圆。 （Ｅ）职务名称 ［例］There is enclosed a letter from Mr. H.A.Anderson, President, National City Bank of New York. ( 同函俯上花旗银 行行长安得逊先生所写书信一封。 ) （Ｆ）船名 ［例］ Wehave shipped the goods by the m.v.London Maru of OSK. （货已由大阪轮船公司的 伦敦丸 轮装运。） Conciseness （简洁） 简洁 是有客观标准的。 虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算 简洁 方面还是有争论的， 不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。 怎样才能使商业书信 简洁 ？ 西方国家作者有很多建议，先介绍如下： （一） 避免使用陈旧的商业术语 陈旧的与传统的商业术语（ Commercial jargon ）对信的内 容没有什么作用，应该避免使用。 例一： Wordy: We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg.10 enclosed and wish to thank you for same. Concise: Weappreciate your letter of November 14 and the check for Stg. 10 you sent with it. 例二： Wordy: We take liberty to approach y