工程技术的档案资料管理.doc

海南精细化工项目二期工程年产 12 万吨乙苯苯乙烯装置及 辅助生产装置土建、安装工程 - 技术标 第一章 施工组织设计 14、工程技术档案资料的管理 项目部应根据本公司程序文件及文档管理实施规划建立并维护一个文件管理和控制系统。该系统应和项目业主、监理方的文件和图纸兼容，以便于操作与维护。项目部应按项目业主、监理方规定的编号系统对其编制的所有文件进行编号。 14.1 文档管理实施规划 ⑴ 概述 以合同和业主要求为依据， 十建公司项目管理标准为基础， 《项目文档控制程序》 为核心，对本项目实施科学、规范、高效的文档控制管理，以确保项目的顺利实施。项目文档管理工作主要包括： ① 对项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理 过程进行控制，保证文件流的畅通。 ② 运用办公管理软件对项目文档状态信息进行全过程记录、 跟踪和分析， 保证项目文 档的可追溯性及有效性。 ③ 运用系统辅助文档管理， 建立项目远程、 异地、实时共享的协同工作与文档管理平 台，加强项目电子文档的管理与利用，提高工作效率。 ④ 利用通信和网络技术、数据库技术、多媒体技术、 CAD技术建立应用 IT 系统，实 现远程数据交换，内部数据处理，强化数据共享，包括电子邮件、图片、影像资料、视频会议、文档资料、工程项目计划、数据报表等。 本项目文档与信息管理工作将由文档控制工程师、施工文档管理员共同实施。 ⑵ 岗位职责 ① 文档控制工程师 建立项目文档控制体系 负责在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文 档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。 负责根据合同和十建公司项目管理标准有关要求编制《项目文档控制程序》 。 负责指导项目秘书、施工文档管理员进行项目文档建册。 负责项目应用办公管理软件系统的运行环境设置，系统定制和应用培训。 对项目文档实施过程控制，确保项目文件流的畅通 负责对项目文档的准备、报批、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程 第一章施工组织设计 488 海南精细化工项目二期工程年产 12 万吨乙苯苯乙烯装置及 辅助生产装置土建、安装工程 - 技术标 进行控制，确保项目文档准确、有效，流转畅通。 负责项目文档流转和管理过程中各类问题的协调，建立文档预警机制，对于重大的延 误应及时向项目控制经理报告，必要时向项目经理报告。 负责应用系统加强项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，通过深入应用 各项系统功能，提高工作效率，提升文档控制水平。 负责组织项目文档的动迁和项目结束后的移交与归档。 记录、跟踪、分析项目文档状态信息，确保项目文档的可追溯性及有效性负责应用项目文档信息系统记录、跟踪、分析项目文档状态信息。 负责项目文档信息系统的数据维护，确保数据准确、完整、有效。 负责项目文档有效版本控制和目录管理。 负责定期编制《项目文档状态报告》 ，根据项目需要提供相关文档状态信息。 其它 负责在项目结束后，编制《项目文档控制工作总结》 。 负责完成项目领导交办的其他工作。 ② 项目文档管理员 项目文档管理工作 负责严格按照合同、十建公司项目管理标准和《项目文档控制程序》的有关要求开展 项目文档管理工作。 负责项目文档的收发和传递， 并跟踪、 落实、反馈相关问题处理结果。 负责跟踪、协调项目文档的对内、对外发放，保证发放记录的可追溯性。负责项目文档在项目执行期间的分类收存和目录管理，为项目成员提供借阅服务。 负责项目文档的有效版本管理和保密管理。负责应用系统实施项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，按照相关规定正确应用和推广该系统各项功能，全面提升文档管理水平。 负责项目文档信息系统原始数据的及时、准确、完整录入，并能够熟练应用项目文档信息系统的各项功能掌握项目文档状态信息。负责项目结束后按照合同要求向业主移交文档，并按照公司规定将项目文档归档。 负责为项目经理（部门经理）起草传真、信函、会议纪要、报告、通知等常用公文，负责项目大事记的日常记录。 其它：有关项目行政事务工作；项目经理（部门经理）交办的其它工作。 ⑶ 项目文档控制流程图 第一章施工组织设计 489 海南精细化工项目二期工程年产 12 万吨乙苯苯乙烯装置及 辅助生产装置土建、安装工程 - 技术标 建立项目文档 控制体系 项目文档分类 办公管理程序 业主管理程序 建册 应用 项目文档报批 项目文档状态 项目电子文档 信息管理 管理 外来文档 项目文档出版 项目文档状态 项目协同工作 管理 与分发 报告 项目文档收存 项目文档保密 有效版本控制 控制 项目归档 ⑷ 项目文档控制体系的建立 文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施的 各项基础。 在项目策划阶段与项目领导沟