项目文档管理制度汇编.docxVIP

.. .. .. 营销中心 项目文档管理制度 版本信息 ： 版本号 拟制 / 修改责任人 拟制 / 修改日期 修改内容及理由 批准者 专业 word可编辑 . .. .. .. 专业 word可编辑 . .. .. .. 一、目的 建立营销中心的文档管理制度 ，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制 ，实现项目文档的有序保管与规范流动 ，为项目文档提供规范化的管理，提高项目的成功率 ，有效控制项目成本 、进度、时间。 二、范围 本文适用于营销中心各单元 、公司内配合部门及与之有关的客户 、合资公司、渠道的文档 。 三、原则 （一）定义 文档包括接收 、发放和内部文档 ，含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档 。 （二）规范 明确内部文档的编制和命名（1）文件名应是文件的标题 。 （2）标题应能直观简明体现文件的内容 。 （3）每个文档必须有一个统一的编号 。 （4）在电子文档的命名后面加上编号 。 （5）文件编制应使用对应的统一文档模板 。 接收文档控制编号 所有接收文档需有统一文档控制编号 ，统一由文档中心管理 。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定 ，建议体现接收日期的信息 。 明确项目文档的使用制度 专业 word可编辑 . .. .. .. 1）在项目前 ，应建立一套文档的管理程序 明确文档的拟制 、审核人员 , 文档控制员 。 明确所有文档的编号 、收发登记操作 ，及受控等级 。 2）建议接收文档的管理程序 由文档控制员统一接收 。 加盖或记录接收日期 （时间）。 赋予文档控制编号 。 记录输入文档中心数据库 ，保存原件 。 （3）明确发送文档的管理程序 加盖或记录发送日期 （时间）。 记录输入文档中心受控库 ，保存原件 。 发送后由文档控制员统一记录归档 。 4）明确合同各方之间的文档传递等相关规定 5）文档借阅登记和保密规定 原则上严禁文档原稿进行借阅 。 借阅副本应进行登记 ，加盖副本章 。 副本销毁的规定 。 限期返还原件的规定 。 （6）电子文档的共享规定 明确文档的归档存放 1）建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统 ，目录结构见附表一 《项目文档归档结构 》。 专业 word可编辑 . .. .. .. 2）按文档的阶段及用途属性 （主题）归档分类 ，如售前阶段 、售中阶段，再按标书 、合同、方案、会议纪要等分类 。 、文档提交 （一）外埠部门提交部门的文档 ，经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。 （二）部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案 、存档。 （三）部门对外交流或是与项目单位汇报 、沟通所提交的文档 ，经过沟通、汇报后整理成终稿的 ，由文档负责人及时提交到文档管理人员备案 、存档。 （四）部门外埠工作人员与项目单位交流 、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导 ，经部门领导审核后报文档管理人员备案 、存档。 （五）备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档 ；建设方案 、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交 ；涉及变更的方案 、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案 、存档。 五、具体内容 （一）文档编号 凡项目有关的文档 ，均统一编号 。 文档编码方式 ：文档属性 -发放对象 - 顺序编号 - 文档日期 -文档密级 文档属性 ：本字段用两位英文字母表示 发放对象 ：本字段用两位英文字母表示 文档日期 ：本字段 6位数字，表明文档的发生时间 ，以便于查询和统 计。 专业 word可编辑 . .. .. .. 顺序编号 ：本字段 4位数字，系文档的顺序编号 ，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号 。 文档密级 ：本字段 1位数字，表明了文档的保密级别 。 0级代表机密 ，项目经理及其指定人员阅读 1级代表秘密 ，项目组核心成员阅读 2级代表内部公开 ，项目组所有成员阅读 3级代表公开 ，所有项目组干系人均可阅读 表 1 文档属性字段对照 文档分类 简写 文档分类 简写 PPT 指令 潜在用户分析报告 发票 用户分析报告 普查报告 合作意向书 手册 会议纪要 备忘录 建设方案 计划 解决方案 答复 项目制度 报表 合同 招投标文件 表 2 文档接收对象字段对照 发放对象 简写 发放对象 简写 专业 word可编辑 . .. .. .. 客户 项目组内部 合作方 部门内部 合资公司 渠道 公司内部 供应商 （二）文档的存放 项目文档分别建立电子和纸面件档案 。 纸面文档按文件的属性 、分类存放 ，并填写《文件存放控制表 》（附件 一）进行存放 、借阅登记 。 电子档案目录如下 ，通过权限设置控制不同文档人员访问权限 。 表 3： 电子文档目录 0 级目录 一级目录 二级目录 三级