一个展览业务的操作作业流程.docx

一个展览业务操作步骤 一．接洽阶段获取参展用户信息上门造访用户 取得用户参展相关资料明确设计图交付日期二．设计阶段和设计师沟通并即时同用户进行展位设计交流向用户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究用户反馈意见并再次修改交付最终定稿之设计图及工程报价三．签约阶段同用户确定工程价格明确同用户相互配合要求签定协议四．制作阶段依据部门工作单完成制作及准备工作安排用户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五．现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配适用户展品进场用户验收六．展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配适用户展品离场现场拆除七．后续跟踪服务展会后续总结汇报为用户提供行业会展信息和分析邀请用户参观企业其它服务案例一．项目接洽阶段1． 获取参展用户信息：以下部分渠道是有可能帮助取得最初步用户信息。上届展览会会刊——通常比较成熟和已经固定展会，行业中关键厂商基础上会继续参展，所以上届会刊是很好渠道。会刊资料往往登载有平面图（能够看出是否展位属于特装，通常面积在36平米以上是需要尤其部署）、展商联络方法和介绍（有些展会也会把企业展会责任人姓名登在上面）。会刊资料能够配合现场实景照片进行比较，关键展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。展会专设网站——比较有规模展会基础上建有专门网页，通常有对下届展会宣传和以往展览回顾，有些不仅会列出上届展商，为显示其展会效益，网上也上传部分部署得挺美观展位照片。行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业展会和厂商，有些专门采访类栏目，类似展会快报性质，里面有参展商市场宣传方面责任人信息。正在服务用户参展商手册和平面图——假如在每次展会上有已经在服务用户参展，最好能够经过她们取得展位平面图（在为新用户服务时也要尽可能取得全部展商平面图），上面是最新参展商，该届展会特装用户能够一目了然。2． 上门造访用户:会展行业业务特殊性在于它用户基础是确定，只是用户需要选择不一样供给商而已。很多用户会进行邀稿竞标，这些是很多展览企业全部能够进入，有些供给商关系已经固定用户需要经过其它机会再进入。很多时候，确实要参展特装用户是需要展览服务，能够进行登门造访。经过对用户交谈，具体了解用户意图，明确用户期望展示专题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些用户会提供她们企业介绍给展览企业，但即便有对方企业介绍，经过交流，业务人员需要得悉其以往展台情况，尤其是为何会放弃原有合作关系，有哪些地方是不满意。有些用户通常邀请很多家比稿，但最终选中方案是多个方案集合，对于这种用户事先极难分辨。也有部分用户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了经过比稿得到一份现成设计图，最终自己另外找人做。现在会展行业比较混乱，该种情况期望能够经过和用户交流能够提前得以发觉。 3． 取得用户参展相关资料：假如得到用户认可，同意为其展览提供策划设计，通常需要得到用户以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、用户企业介绍资料、用户企业全称、用户标准司标、用户标准字体、用户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、关键参展产品、展位制作预算。通常不管是何种情况，用户全部会提供设计本身需要资料，但对于展览服务企业来说，取得用户费用运算是最关键，在投标比稿中尤为关键。有些用户会给一个大约范围，但有些用户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们能够搜集该用户以往同行业展位照进行比较，或把部分展位图给用户参考选择，并通知其大致费用，请其选择参考。用户通常会选择其风格和价格全部比较靠近展台图参展商手册和用户要求关系到设计师方案是否能够达成入围中标，应该尽可能齐全地从用户那边取得。展商手册包含到了展馆技术参数和规则要求等。用户要求可从以下多个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计关键、照明要求、展板数量、展位高度等。4． 明确设计图交付日期，制订工作计划：同用户明确首稿交付时间和要求，会同设计师进行安排。对于大项目，应该制订一份工作时间明细表，有需要能够提交给用户。二．设计阶段1． 向设计师转交用户设计要求并随时和用户进行展位设计相关沟通交流为形成设计部统一安排，业务人员应该把和用户在项目接洽中取得用户设计要求和可能需求风格，填写设计明细表，转交给设计部责任人在设计师出图中，业务人员应该保持同用户随时联络，把握其可能改变。假如有必需，应该把设计师介绍给用户，让双方能够有直接联络。对于需要亲自去考察测量场地，能够由业务人员或设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联络，了解最新展示材料，避免设计采取材料陈旧或有些设计无法实地施工。2． 向用户交付设计初稿、