电子文件归档与.docx

电子文件归档与整理 ? 第一讲 概念和种类 ? 一、什么叫电子文件 ? 电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 ? 电子文件的基本特征： ? 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理， 其信息以二进制数字代码记录和表示， 因此亦可称为“数字文件”。 这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别， 也是电子 文件信息与其他数字信息的共同点。 数字信息使用 0 和 1 两种数码的组合来记录信息， 每一 个 0 或 1 叫做一个比特， 需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器 （包括内存储器和 各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ? 第二，电子文件是文件的一种类型， 应该具有文件的各种属性， 特别是要有特定的用途和效 力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 二、电子文件的种类 电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： （一）按电子文件的信息存在形式分类 、文本文件（Text），或称为字（表）处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。 、数据文件 （Data） ，亦称为数据库电子文件： 指在事务处理系统中单独承担文件职责， 或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象， 或者以数据库形式存在具有文