最新的会议管理制度.docxVIP

司 文件编号 版本版次 A/1 文件名称 会议管理制度 页 码 1 of 2 修改日期 1.目的: 规范公司会议管理，使会议实施有效进行。 适用范围： 凡本公司召开的定期性例会、非定期性会议均适用之。 权责单位： 3.1部门定期性例会由各部门自行提报，呈行政部审核、总经理批准后实施。 3.2定期性例会召开之稽核：行政部 3.3非定期性例会召开之拟定、颁布、召开：各单位。 定义（无） 作业要求： 5.1会议召开流程图（6.2） 5.2会议前准备： 5.2.1非定期性会议由相关部门提前1小时通知. 5.2.2定期性会议可不必通知，若时间变更，则必须另行通知. 开会前必须准备妥当会议场所座位、照明与相关资讯设备 5.2.4跨部门会议必须制作“会议签到表” （6.1），与会人员进行签到.会议结 束后,签到表与会议记录必须副本至行政部，以利稽查. 5.3会议执行规定： 5.3.1主持人主持会议要求 应提前时间（3~5分钟）到会场. 会议进行时须做好控制工作，发言时应指名发言，并技巧的诱导与会人员热烈讨论议题. 5.3.1.3对必要议题经充分讨论后必须做决议，并付之实行不可把会议变成座 谈会. 5.3.2与会人员会议要求： 必须严格遵守时间，不可迟到与缺席.若有特殊情况，必须事前通知会议主持人，经主持 人许可方可有效. 会议开始前，须把手机设定为振动档或关机，避免有电话或其它噪音的干扰而影响会议 进行. 必须尊重主持人的地位，并接受主持人合理决议；经决议的事项应爽快执行，以维持会议 顺利进行. 文件编号 版本版次 A/1 文件名称 会议管理制度 页 码 2 of 2 生效日期 5.324有责任发言时，必须与议题相关，且要控制发言时间，发言的内容尽可 能以数据为主，发 言时不可攻击或批评他人. 5.3.2.5会议进行中不可随意走动，有急事离开会场，须征得主持人的同意. 5.326会议进行中不可随便打断他人的发言. 会议记录规定： 会议必须要有会议记录，以利会后事项追溯. 会议记录要完整，必须记录会议中所有发言重要内容，反映出会议进程的全过程，不可 只记录会议的执行决议. 会议记录在会后的次日整理完成。同时，传发一份给各相关部门及行政部以作备份. 如形成会议决议或专案发行前，必须要经主持人审核签名后 ，方可发行或公布，同时副 本至行政部. 5.3.4会议后事项追踪： 主持人（或派员）按会议记录表中相关决议事项内容追踪相关责 任人回复完成状况， 并评估执行完成之可行性. 下次会议前必须检讨上次会议执行表中实际执行运作状况 5.4会议稽核： 5.4.1行政部依“定期性例会一览表”之会议召开时间定时稽核各部门会议是 否如期举行.若因特 殊情况变更者必须当面报告直属上级，报告时须说明变更原因及另行安排时间，口头批准 后方可另行安排，并发放变更通 知。变更后的会议实施必须在三日内完成. 5.4.3跨部门会议迟到者、缺席者（未有书面申请与主持人不同意者），由会议主持人于签到表 处备注迟到/缺勤人员提供至行政部，行政部则处迟到者予以警告处理.处缺席者以警告以 上处理.（经济金额参考奖惩制订之 额度） 6.使用单据. 6.1会议签到表. 6.2会议召开作业流程图 批准人签名 审核人签名 制定人签名 批准日期 审核日期 制定日期 6.2会议召开流程图 归档