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档案信息管理系统 使用手册 目 录 5.4． 归档状态管理 27 30 31 31 1 2 2 3 一、登录档案信息管理系统 打开一个 IE 窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。 1.1. 系统首页 登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。 首页的导航栏中， “首页” 用于进行档案相关的操作， “消息列表”用于管理个人的站内消息， “全文检索” 用于对有权限的所有档案原文进行全文检索， “系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。 1.2. 个人设置 点击首页左上方的“个人设置” ，弹出个人设置窗口，如下图所示。 填写必要的信息后，点击提交修改个人信息 1.3. 修改密码 点击首页左上方的“修改密码” ，弹出密码修改窗口，如下图所示。 填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。 1.4. 退出系统 点击首页右上方的 “退出系统图案” ，系统将注销当前用户， 并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。 二、档案库定义 浏览左边树，如上，可见“添 |删 |修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。 2.1. 添加档案库 选中将要添加子档案库的档案库例如弹出如下窗口。  “科技档案” ，然后单击“添” 文字链接， 输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交” 即可。 系统会弹出如下对话框： 如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。如果单击 “取消”该添加操作。 2.2. 删除档案库 在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接， 弹出如下窗 口。 单击“确定”即可。系统会弹出如下对话框： 如果单击“取消”该添加操作。 2.3. 修改档案库 在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接， 弹出如下窗 口。 可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。 三、结构设计 在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计” 文字链接。如下图所示。 3.1. 引入其它库结构 单击主窗口下面的按钮 ，作用在于可以将其它档案库 结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。如下窗口显示。 选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示： 在列可以进行选择，若选中表示拷贝。然后单击“提交”即可。 3.2. 添加与修改 单击主窗口下面的按钮 ，添加新的一空白列，在该列中就可以 如下输入 第一列为中文名字， 即为显示的名称。 第二列为英文名字， 其对应表中的列名。第三列为类型， VARCHAR2 为字符串类型， NUMBER 为数字类型。 第三类为长度，通常 VARCHAR2 类型输入 300，如果“备注”通常输入 1000，通常 NUMBER 类型输入 10 或 16 即可。 单击主窗口下面的按钮 ，可以将新添加的列移除。 单击主窗口下面的按钮 ，可以当前所做的添加或修改进行保存。 3.3. 删除列 选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮 即可。系统提示 要去确认是否删除该列。 该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。 3.4. 显示顺序 单击主窗口上方 ，用于控制档案库中数据依次显示的顺序。 单击如下 窗口弹出。 在下拉框中选中列，单击按钮“最上面” “向上移”“向下移” “最下面”分别移动到最上面， 向上移动一格， 向下移动一格， 移动到最下面。 单击提交按钮保存。 3.5. 隐藏设置 单击主窗口上方 ，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。单击 如下窗口弹出。 选中需要隐藏的列，然后“提交”即可。 3.6. 为空设置 单击主窗口上方 ，用于档案库中某些列数据添加或修改时不允许为空。 单击如下窗口弹出。 选中不允许为空的列，然后“提交” 即可。在添加或编辑的时候如果字段为空则会进行提示，输入不允许为空。 3.7. 数据初始 单击主窗口上方 ，用于初始化档案库中某些列数据，以方便用户添 加新数据。单击如下窗口弹出。 首先选择要初始设置的列。 其次， 如果设定固定值 则在（ 1）输入固定值下输入固定的值，例如： 如果 定自 累加的 ， 在（ 2）自 累加 入，例如： 注意， 前 表示自 累加 1， 2，3? 之前的固定 ，例如 fg1,fg2,fg3 ? 依 于表示 “所有” 从所有数据的 数开始 数， 如果 列 表 示 列的 一致的 行 数。 如果 定可 的 ， 在（ 3） 入可 ，多 之 用空格隔开，例如： 3.8. 关联设置 主窗口上方 ，用于初始化档案 中某些列与其它档案 某些列 之 的关 ， 例如卷目档案的卷号可以关 到其案卷号 的卷内档案。 如下 窗口 出。 首先 要被关 的列。 其次 关 档案即可 示如下： 然后选择关联列。如果