2019年整理【管理精品】附件12-2：合同档案管理制度.pdf

合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作， 提高合同管理水平， 逐步实现 公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、 销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术 方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（清单见 附表 2）等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管 理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2 、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合 同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积 累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理 组。 2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料 （交接清单参见附表 3）向合同管理组移交。 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成 册，经分公司业务经理鉴定， 具有长久保存价值的技术资料向合同管 理组移交。 4 、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须 层次分明，符合其形成规律。 5、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双 方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2 、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要 查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为 依据，编制合同统计清单。 4 、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效 地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因 工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可 在合同管理组办理相关借阅手续， 以影印件借出。 合同原件无特殊情 况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施， 以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予 以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开， 违者视情节予以处罚。 附 1：竣工资料明细表 附 2：合同档案交接清单 附 1 竣 工 资 料 明 细 表 序 号 资 料 名 称 01 工程总结报告 02 验收报告 03 设备清单 04 工程图表 05 设备产地证明 06 设备技术资料 07 工程决算表 08 工程检测报告 09 用户使用及评议报告 10 初验报告 11 其它附件 附 2 合 同 档 案 交 接 清 单 合同号： 交接时间： 序 号 资 料 名 称 数 量 核 实 1 招标文件 2 应标文件 3