档案管理制度概述.pdf

档案管理制度 拟稿： 审核： 批准： 颁布日期： 2012 年 9 月 14 日 一、目 的 为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性， 便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。 二、 适用范围 适用于公司档案资料的管理。 三、管理职能 （一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责 档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。 （二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责 如下： 1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记； 2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失 的档案资料； 3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放； 4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作； 5、建立档案检索索引； 6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安 全无损； 7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序； 8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理； 9、遵守保密制度。 （三）各部门管理职责 1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料； 2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档； 3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。 四、资料归档管理 （一）归档资料范围 1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、 认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料； 2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、 请示、报告、汇报、 说明、申诉、申报等资料； 3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣 传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料； 4 、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、 规划、计划、方案、报告、总结、简讯等； 5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、 安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料； 6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料； 7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、 评审、验收等项目资料； 8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中 形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料； 9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收 记录等基建资料； 10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料； 11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、 资本股权等资料； 12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等 人事档案； 13、公司取得的各种证书、证件、奖牌； 14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资 料以及参加外部会议或培训取得的相关资料； 15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书 等资料； 16、公司组织开展各类活动形成的相关资料； 17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备 等资料； 18、其他具有保存价值的资料。 （二）归档资料收集 1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档 案室；人事档案由人事管理部门管理；生产管理类、经营管理类档案，在 部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；其他资料一 律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。 2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料 , 需要盖章的，经办部门均 在公司办盖章时留一份公司办存档 , 由公司办印章管理人员在盖章时收集。 以部门名义对外发生的资料 , 如属于立档资料 , 由部门印章管理人员