第5章办公自动化信息系统分析.pptVIP

5） 某企业记录控制的数据流程图设计 根据企业记录控制的任务和程序，我们可以设计出相应的数据流程图。 （1）企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图 由于数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。如图5-14所示。 图5-14 企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图 （2）企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解 下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解为记录的设计和审批、记录处理与查询、记录的存储三个部分。由此可以将图5-14展开成图5-15。 图5-15 企业记录控制系统顶层（第一层）数据流程图分解 （3）企业记录的设计和审批处理框分解展开 根据企业记录控制工作程序，将记录的设计和审批处理框分解展开为三个模块： * 对记录统一编号标识、建立记录清单和审核领用单处理模块； * 根据工作需要提出记录表格设计更改；填写“记录领用单”、“记录清单” 处理模块； * 按现行的格式对记录进行印刷、入库处理模块。 由此将图5-15处理框p1展开成图5-16。 图5-16 记录的设计和审批处理框分解展开 （4）企业记录处理与查询处理框分解展开 根据企业记录控制工作程序，将记录处理与查询处理框分解展开为： * 对当年使用的各种记录进行分类整理；传阅处理模块； * 审核模块； * 填写“记录处理审批单”；复制、处理的实施处理模块； * 批准借阅及记录处理模块。 由此将图5-15处理框p2展开成图5-17。 数据流程图描述了系统的组成、各部分之间的联系，但没说明系统中各成分的含义。 需要其他工具对数据流程图加以补充说明。数据字典就是其工具之一。 数据字典，主要用来描述数据流程图中的数据流、数据存储、处理过程和外部实体。 1．数据字典的含义 所谓数据字典，是在新系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据（数据流）和静态数据（数据存贮）的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具，是系统设计阶段进行数据库（文件）设计的参考依据。 数据字典把数据最小组成单位看成是数据元素（基本数据项）， 若干个数据元素可以组成一个数据结构（组合数据项）。 数据结构是一个递归概念，即数据结构的成分也可以是数据结构。 数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。 它们之间的关系如图所示： 2．数据字典的内容 数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。数据字典中有六类条目： 数据元素 数据结构 数据流 数据存储 处理过程 外部实体 1）数据项的定义（数据元素） 数据项又称数据元素，是数据的最小单位（见图5-18）,也就是不可再分的数据单位,如学号、姓名等。 分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括： ① 数据项的名称、编号、别名和简述； ② 数据项的长度； ③ 数据项的取值范围； 图5-18 数据项定义 名称：数据元素的名称要尽量反映该元素的含义，便于理解和技艺。 别名：一个数据元素，可能其名称不止一个，若有多个名称，则需要加以说明。 类型：说明取值是字符型还是数字型等。 取值范围和取值的含义：指数据元素可能取什么值或每个值代表的意思。 长度：指出该数据元素有几个数字或字母组成。 2) 数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系（见图5-19）。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。 数据字典中对数据结构的定义包括以下内容： ① 数据结构的名称和编号； ② 数据结构的简述 ③ 数据结构条目 图5-19 数据结构的定义 一个数据结构可以包括若干个数据元素或（和）数据结构。 这些成分中有三种特殊情况： （1）任选项 这是可以出现，也可以省略的项，用“[]表示。 （2）必选项 在两个或多个数据项中，必须出现其中的一个称为必选项。 例如: 任何一门课程是必修课或选修课,二者必选其一。用“{}”表示。 （3）重复项 既可以多次出现的数据项。用“*”表示。 例如