【Office2010应用技巧】Office+2010最佳实践+制作合格的Word文档.pdf

Office2010 应用技巧】 Office 2010 践之制作合格的Word 文档 对于大多数上班族来说，Word 文档是最为常见的文件格式 ，小 到一句留言，大到一份计划书，使用率最高的就是微软Office 中的 Word。在日常工作中，写一份计划书可以说是费尽心思 ，如果因为 这份计划书不够美观 ，而被领导认为你做事不认真的话 ，可就太冤了。 所以学会制作精美的Word 文档 ，是公司上班族的必修之课。 那么，Word 文档做成什么样才算 格呢？首先，学会使用模版 ， Word 中有预置的文档模版 ，选择合适的模版直接套用即简单又实 用 ；其次 ，使用页眉与页脚 ，一份普通的文档，通过添加页眉与页脚 可以更加显得整洁、专业 ；再次 ，添加文档目录，如果文档比较长 ， 尤其是计划书 ，如果没有目录其后果可想而知 ，理论上超过五页的 Word 文档就应该添加目录；最后 ，文档元素修饰 ，在Word 中加入 “水印”，使用 “SmarArt 图形”等元素 ，可以让文档显得更加专业 和美观，适当的使用可以为枯燥的文档增色不少。当然 ，如果不希望 其它人查看我们的劳动成果，还可以对文档设置访问限制。 一、模版的使用 在Word 2010 中，当我们新建一份文档时 ，就会出 选择模版 的对话框 ，在这里我们可以选择基本模版和在线模版 ，这里我们主要 讲述在线版 ，也就是 “O 模版”。 首先 ，通过“文件”-- “新建”，拖动旁边滚动条就可以看到许 多模版选择 ，需要说明的是这些模版并不会随Office 安装在本地 ， 需要我们在第一次使用时下载 ，这样有效节约了微软office 2010 安 装所占用的空间。 新建文档 O 模版列表 如果在这些模版中没能找到适 自己的模版 ，也不用担心，我们 可以选择 “更多”来查看更详细的模版列表 更多版本分类 然后 ，当我们找到了合适的模版 ，选中之后 ，右边就会出 该模 版的预览图象以及下载按钮 ，点击 “下载”，使用模版的Word 文档 便新建成功了。 下载模版 应用模版的文档 最后 ，我们可以通过Word 2010 中的打印选项卡 ，看到整篇文 档的预览效果， 简化了以前版本中 “打印预览”的选项设置。 文档预览 二、页眉与页脚的应用 页眉与页脚的使用可以让文档显得美观和专业 ，但也要充分考虑 到是否符 公司风格 ，一般只是加上公司Logo 与项目名称 ，不建议 追求极度个性的页眉与页脚 ，当然也要视情况而定。 以下面这份文档为例 ，来介绍Word 2010 中 “页眉与页脚”的 插入与编辑 带有页眉与页脚的文档 页眉与页脚的类型很多，正规文件建议选择简洁的类型 ，我们只 需要点击 “插入”-- “页眉”，即可选择合适的页眉。操作 常简单 ， 页脚及页码的插入与之类似 ，不再单独介绍。 页眉的插入 在插入页眉与页脚之后 ，还需要进行编辑 ，添加我们需要的元素 与文字 ，“页眉与页脚”的编辑与文档正文的编辑类似 ，可以执行 “图 片编辑”、“文字编辑”等功能 ，有兴趣的朋友可以多做尝试 ，制作出 更精美的页眉与页脚。 页眉编辑 页脚编辑 关于 “页码”的插入比较简单 ，一般情况下只需要选择插入位 置即可 ，不再详述。 三、给文档添加目录 目录是一篇文档的重要组成部分 ，也是一篇文档的大纲 ，阅读 者可以通过点击目录的某一章节 ，自动跳转到该页面 ，极大方便了阅 读 ，也为读者寻找重点节约了时间 ，所以对于长篇文档来说添加目录 是 常必要的。 首先 ，告诉大家在Word 中添加目录，并不是一件很麻烦的事情 ， 主要分为两种方法 ，其一是手动添加 ，其二是自动生成。通常情况下 我们使用 “自动生成”的方式添加目录，这种方式的好处是 ，文档被 修改后 ，目录