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点评：合理安排会议体系提高企业管理节拍性 万华集团需要通过会议体系的合理安排，提高整个企业管理的节拍性。 企业发展到一定规模，原本简单的业务也变得复杂，而业务运营的复杂度决 定了管理的复杂度，很多事项牵涉多个领域，需要借助多人掌握的信息和智慧， 因此企业的重要事项通常是以会议的形式研讨、 决策或发布的。对于集团企业高 层来说，管理确实如同万华集团的王副总所说，就是通过会议管理企业的。 会议需要多位管理者贡献信息、共同研讨、做出科学决策，需要同时占用他 们的时间。对于企业来说，最不可再生的资源就是时间，尤其是总裁等高层管理 者的时间。而要同时协调多位高层的时间更是困难， 随意扰乱高层的时间安排更 是巨大的失误。 另一方面，时间的投入分配，也代表了对业务领域的重视程度， 也意味着企 业资源投入的倾斜。我们很难说企业很重视某项业务， 但就是没时间管。如何在 各个业务领域合理地投入资源、召开会议，对业务的稳定发展也是至关重要。 从万华集团的现状来看，企业已经感觉到 舌L”，尤其是会议的管理 舌L”，这 与我们以往提供过咨询服务的很多客户有类似的情况。经过企业内外多年的研 究，针对单个会议如何高效地召开，已经有了很多措施 ；但会议的体系、会议之 间的关系还没有引起企业足够的重视。如果不从会议的体系着手进行改进，单个 会议的效果也很难体现。针对万华集团，会议的改进可以从三个方面着手，目的 就是要打造有节拍的会议管理体系： 1、企业高层的会议时间与运营节拍保持一致 会议是管理的一种手段，而管理要从属于业务，因此企业高层的决策会议时 间要与业务运营的节拍保持一致，在业务决策的高峰期要合理避开可调整的会议 安排。要分析企业的业务特点，通常可以一年为周期来看运营的规律是什么， 在 什么时间点会出现决策的高峰，这些需要进行仔细的梳理，尽量事先安排出来。 比如万华集团的食品业务，在一年里必然有几个销售高峰，这样的销售高峰事先 的生产、物流、促销等等都是有规律可循的，在此基础上可以分析出决策的高峰 期，从而可以提前协调相关管理人员。 这些业务决策会议是优先级别最高层面的，其他的管理会议让位于业务。 2、 企业管理中必需的会议要有很强的计划性 对于企业损害最大的就是临时会议，这类会议的出现往往意味着突发事项， 但也意味着打乱了所有与会人员的安排。 就象万华集团生产管理部，被过多的临 时会议打乱了内部的管理，已经影响了具体业务的运营。诚然，突发事项是不可 避免的，但企业要尽量减少本可以提前预期的突发事项， 企业必须思考如何把一 些事项安排的更有计划性，把能提前考虑清楚的必需的会议提前计划好。这样， 各参会部门就能够把这个时间提前安排出来，并且提前进行信息的收集和分析， 避免再出现万华集团生产副总裁哪样，专门设置了秘书负责紧急提供信息的怪 事,先不论这个秘书如何能及时了解所有的信息， 即使可以，其他的部门管理人 员是否也要配个专职秘书呢？ 3、 企业高层在各方面的时间分配要符合发展需要，并有一个合适的比例 一个企业的发展是有众多业务领域协同完成的，因此高层对各个业务领域的 管理不能因为个人喜好或 其它原因，造成在各方面的时间分配不合理。就象万华 集团，食品行业的质量问题是最敏感的问题，但因为质量部门的负责人是总监， 与其它业务领域的副总裁相比相对弱势， 很难保持与高层的及时沟通，结果导致 质量部门被边缘化，这是不符合企业发展要求的。 在我们以往遇到的企业，也往 往存在类似的情况。与总部在一个办公地点的部门，可能比较容易地获知最新的 企业动态，与企业高层有较多的沟通，也就能采取更多的行动，有了行动就又能 更多的沟通，结果就是这个部门占用了过多的企业高层的资源， 而其他部门受到 了积压，这种时间资源的分配实际上阻碍了企业的发展。 在企业各个业务领域间，确定合适的会议频率，既贯彻了企业的战略发展重 点，也避免了管理的盲点，从而促进企业协调发展。 会议管理是复杂的，正如万华集团万总裁所说，会议管理不仅仅是安排个会 议室，发发通知，这只是最初级的。会议管理是通过对企业管理者的管理，达到 对企业的管理。会议体系要支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营管理， 要 明确什么时间开什么样的会，什么人参加，准备什么，决策什么。通过打造有节 拍的会议管理体系，达到提高整个企业管理节拍性，让企业减少管理的 舌L”，减 少到处救火的现象。总裁办的小李必须组织人员梳理合适的会议体系，并在企业 发生变化时及时调整，持续改进。 万华集团在会议管理方面的困惑也是许多企业曾经或正在面临的问题。 当一个 企业在经历高速发展阶段时，各种管理问题必然会出现。这就是所谓管理滞后于 市场经营的问题，是一种普遍的现象。万华集团现在正从高速发展阶段步入平稳 发展阶段，也即企业的成熟期，各种管理问题必然会爆发