财务制度说明.docxVIP

信息管理学院学生会财务制度 信息管理学院学生会秘书处常务组是负责学生会财务工作的管理与执行部门， 其工作范 围与职责主要包括： （一）负责编制与完善学院学生会财务制度 根据工作需求与实际情况，及时更新财务制度的相关细则，不断完善财务制度。 （二）负责管理财务室存放的物品 秘书处常务组的相关成员应保持高度的工作热情与责任心，认真进行财务室的管 理，不擅自挪用财务室内存放的物品； 每两个月进行一次财务室的整理， 当月有较多活动或是举办学院重大活动后， 应根 据需要及时进行整理； 财务室的物品应分类存放于柜子中， 并于柜门处清晰标明柜中所存物品的种类及具 体数量，将不可再次使用或已损坏的物品单独置于一个柜子中； 横幅分为可循环利用和不可循环利用两类， 分别摆放，存放时应卷好并在表面标注 横幅内容； 整理后及时将物品清单（含物品名称与具体数量、常务组成员联系方式）上传至信 管学子网，每月报账时将物品清单以及借出归还细表交予老师审阅； 财务室钥匙原则上只能由相关负责人保管， 未经同意不得将钥匙私自借出， 不得私 配钥匙，换届时负责人应做好钥匙的交接工作，若钥匙遗失应及时上报备案； 配合学生会各部门以及学院各班级做好财务室物品借出使用与归还整理的工作， 在 接到借还物品的通知后及时与需求方联系， 做好物品借出与归还的登记， 活动结束 后，借出者若两天内尚未归还物品，应催促归还； 财务室内物品若因未及时联系借出者归还而造成遗失，责任由主要负责人承担。 （三）负责学生活动的报账 负责学院内学生活动报账流程的培训工作， 制作相关表格（表格下应有填写要求与 注意事项）； 负责登记与整理学生活动外联所得物资： 接收外联所得物资时， 应仔细核对提交的具体物资与登记表所记数量、 数额, 确认无误后于登记表上签字确认，备份登记表作为存档； 所得资金需连同登记表上交学院负责老师，可继续使用物品应收至财务室放 置； 每次活动前应联系相关负责人，提醒其填写活动预算表；活动结束后及时联系相关 负责人提醒并催促及时提交活动预算表、 购买物品的发票以及剩余可继续使用的物 品； 根据活动负责人所提交的预算表与发票制作财务报表， 上交至老师处审查，报表需 精确、清晰、细致，应确保报表上的账目与所提交的发票一致， 统计活动预算与实 际开销的差额； 每个月进行一次报账，在学院大型活动后 (如金秋艺术节、运动会等) 应及时进行 统计，向老师报账； 经费审批后，由老师确认签字，根据报表将钱发放至各相关负责人手中， 并请已拿 钱的负责人签字确认。 、财务室使用规定 财务室位于桂园六舍 423室，是保管学院学生活动所需物品的场所，财务室所存物 品为学院公有财产； 财务室面向学院学生会各部门以及学院内各班级开放， 开放时间原则上为除寒暑假 夕卜，每日早上 7时至晚上11时； 有借取或归还物品的需要时，先前往信管学子网查询相关物品，根据信管学子网上 物品清单所附联系方式，直接与秘书处常务组负责人联系，若为急需借取应于联系 时告知，由常务组负责人分配人员与确定时间； 财务室内物品的借出与归还均需认真填写物品借还登记表，经双方核查确定无误 后，借出与归还者需于表格中签字确认； 接到归还物品的通知时，应尽快与秘书处常务组人员联系，归还物品，不得擅自扣 押物品； 活动结束后，预算内所购置的物品若可继续使用，应及时联系秘书处常务组负责人 统一放于财务室进行保管，不得擅自扣押或挪为已用； 活动中将所借物品遗失或损毁，责任由活动主要负责人承担，秘书处负责人向老师 汇报后根据实际情况确定赔偿办法。 二、财务报账规定 申请权限 可申请报账的单位为学院学生会各部门， 学院内的学生社团活动原则上不予报账， 若涉 及参加大型活动的开支或活动所需金额较大， 可在咨询老师后，根据实际情况进行报账申请， 或由学生会分管部门申请报账。 报账流程 填写预算表： 各部门在活动前应从信管学子网综合下载区下载活动预算表 (见附表一)，根据活 动实际需要认真填写表格； 预算金额100元以下的交由部长与分管主席签字，超过 100元的，分管主席签字 后需交由学院负责老师签字； 需要申请预支预算的应在交由老师签字时提出， 由老师视实际情况预支部分或全 部金额，并于预算表中注明已预支的金额，若老师忘记注明应及时提醒； 将签名后的活动预算表交予秘书处常务组负责人，并自留备份； 不得于活动过程中或活动结束后补填活动预算表， 一经发现将对活动负责人进行 问责； 购置活动所需物品： 购买活动物品时应索要正规发票(上含税务局的章 ，印有地方(国家)税务局监 制)； 除正规发票外的票据均不可报销，其包括但不限于： 商场购物小票(可于商场服务处换取正规发票) ； 收据； 非发票与收据类的手写购买凭证； 活动结束后三天内将发票上交至秘书处常