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第4章  4.1 熟悉Word的工作环境 ???? 4.1 ?熟悉Word的工作环境 Word是目前被计算机用户广泛应用的字处理软件，其主要功能是编辑、组织和处理文字，以及创建经常用到的文档，如报告、信函、业务计划和Web网页等。 4.1.1 ?Word工作窗口的组成 启动Word的基本方法有两种：一种方法是在Windows桌面上打开“开始”菜单，选择“所有程序”→Microsoft Word命令。另一种方法是在Windows桌面上建立Word的快捷方式，双击快捷方式图标即可启动Word。 启动Word后，屏幕上就会出现Word主工作窗口，如图4-1所示。Word工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等几个区域组成。在屏幕中间的大块区域是文档窗口，用户可以在这里输入、编辑、修改和查看文档。在文档窗口中可以看到光标，光标所在的位置就是当前文档要输入的位置。在文档窗口的周围设置了各种用来编辑和处理文档的按钮、菜单、标尺以及各种工具。 ? ? 图4-1? Word的工作窗口 4.1.2 ?创建与打开Word文档 Word文档包括了多种类型，默认情况下用户要经常创建的文档包括：空白文档、Web页、电子邮件。而根据不同的模板，创建的方法有两种，即利用新建文件的任务窗格和利用常用工具栏上的“新建空白文档”按钮。 1. 使用“新建文档”任务窗格 使用“新建文档”任务窗格的操作是选择“文件”→“新建”命令，这时系统将在Word窗口的右侧显示“新建文档”任务窗格，如图4-2所示。在“新建文档”任务窗格中，用户可以看到在“新建”选项组内有“空白文档”、“空白Web页”和“空白电子邮件”3个命令。如果用户单击其中任意的一个选项都将创建相应类型的空白文档。 图4-2 “新建文档”窗格 ● 空白文档 如果用户选择了“新建”选项组中的“空白文档”命令，Word将会创建一个空白的文档。在一个空白文档中可以输入文字、数据、图表和表格等。 ● 空白Web页 如果用户选择了“新建”选项组中的“空白Web页”命令，Word将会创建一个空白Web页。Web页也是一种特殊类型的文档。在这个空白的Web页中，用户可以进行Web页的编辑。 ● 空白电子邮件 如果用户选择了“新建”选项组中的“空白电子邮件”命令，Word将会创建一个空白电子邮件。在这个空白的电子邮件中，用户可以直接编辑并发送电子邮件，还可以在电子邮件中插入图形或者表格。在新建的空白电子邮件中的“收件人”文本框中输入对方的电子邮件地址，在“主题”文本框中输入邮件的标题。单击“为邮件附加文件”按钮，可以为该邮件添加附件；单击“发送”按钮，可以将该邮件直接发送，如图4-3所示。 图4-3? 创建电子邮件文档 2. 利用常用工具栏 Word窗口处于不同的工作状态时，常用工具栏的“新建”按钮有着不同的作用。当Word窗口处于文件的状态时，“新建”按钮用来创建一个空白的文档；当Word窗口处于Web页的状态时，“新建”按钮用来创建一个空白的Web页；当Word窗口处于电子邮件的窗口时，“新建”按钮用来创建一个空白的电子邮件，如图4-4所示。 图4-4? 新建按钮的不同功能 3. 打开Word文档 一般的文档包括保存在本地磁盘的Word文档、文档模板、文本文件，以及其他一些Word支持的格式。 ?要打开一般的文档，可以按如下步骤进行操作： (1) 选择“文件”→“打开”命令，或者直接单击工具栏上的“打开”按钮，Word将打开如图4-5所示的“打开”对话框。 图4-5 “打开”对话框 (2) 在“查找范围”下拉列表内选择文档所在的目录或网络驱动器，文件列表框中将列出这个目录或网络驱动器中所有的文档和子目录。选择一个要打开的文档，然后单击“打开”按钮。 (3) 要同时打开多个文档，可在按下Ctrl键的同时，逐个单击要打开的文档，最后单击“打开”按钮。 注释： Word中文版所能打开的文档类型取决于用户在安装Office时安装了哪些文本转换器。Word要打开的文档可分为两种类型，需要文本转换器的文档和不需要文本转换器的文档。对于不需要文本转换器的文档，如文本文件和RTF格式的文档，则可以直接打开。而对于需要文本转换器的文档，如Microsoft Excel工作表，则只有安装了此文本转换器才可以打开此种类型的文档。 4.1.3 ?保存Word文档与退出 Word支持多种文件保存格式，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中列出了20多种不同的格式供用户选择。在保存过程中，Word还可以把文档的历史版本保存到同一个文件中，而不用分别保存文档的多个版本。 1. 保存正在编辑的文档 针对不同的情况和需要应采用不同的保存方法。在编辑一个文档的时候，用户可以采取如下3种不同的保存方式。 ● 如果要保存当前正在编辑的文档，可以选