内部控制应用指引 采购业务.pdf

强化采购风险管控 提高企业采购效能 —— 7 —— 财政部会计司解读 《企业内部控制应用指引第 号 采购业务》 《企业内部控制应用指引第7 号——采购业务》中所称采购，是指企业购买物资 （或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、 工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流” 的重要组成 “ ” 部分，又与 资金流密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采 购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与 可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。基于以上考虑， 7 —— 《企业内部控制应用指引第 号 采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确 了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。 企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力 从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析 与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相 关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否 能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业 务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时 和经济高效地满足生产经营的需求。 一、采购业务流程 采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购 价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环 节。如下图所示。该图列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。 企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。 采购业务的后评估 二、各环节的主要风险点及管控措施 （一）编制需求计划和采购计划 采购业务从计划 （或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求 部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划 归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执 行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超 计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。 主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、 及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家 代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后， 经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的 一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库 存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采 购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。 （二）请购 请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节 的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采 购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。 主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确 定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购 程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行 审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预 算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理 采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批 权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人 员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需 要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要 求请购部门调整请购内容或拒绝批准。 （三）选择供应商 选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节