办公室会议接待程序.docVIP

会议接待程序 一、总则 为进一步加强会议接待工作的管理，根据我局实际情况，制定本规定。 二、会议场所的使用和管理 （一）会议室的安排使用由办公室负责； （二）各部门使用会议室，应至少提前半天向办公室提出申请，填写《会议室使用申请表》，若遇特殊情况来不及填写申请单，须电话请示，明确会议具体时间、会议类型、参会人数；（三）办公室根据会议室的使用情况及拟召开会议的重要性、类型、人数等，按各部门预约顺序安排会议地点； （四）使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。三、会议接待分类 Ａ类：贵宾接待。指局领导的重要客人、重要客户、外宾及考察团队或政府部门的接待； Ｂ类：业务接待。指各部室和招商客户的接待； C类：普通接待。指一般来客的接待。 四、会议接待方式和规格 局设三个会议接待处：大会议室用于贵宾接待，小会议室、会客室用于业务接待和普通接待。 （一）贵宾接待：接待人员迎接来客于大会议室入座，局领导陪同接待，会议准备会议列席人员的席位牌，冷饮、热茶、矿泉水、水果、热毛巾，笔、纸、激光笔要摆放整齐，成一条直线，笔头方向放置一致，每人放4张纸。激光笔准备2-4支，放在领导和汇报人员的左上方。若属国外客人，则席位牌对应客人的一面打上英文名，另一面打上中文名； （二）业务接待：招商人员迎接客户于会议室或会客室洽谈，接待人员陪同并服务，会议准备热茶、矿泉水、热毛巾、激光笔，如需准备列席人的席位牌，由各部室提前通知办公室统一打印； （三）普通接待：各部门接待并服务，办公室配合，会议准备热茶、矿泉水。 五、会议接待规则 （一）接待一般程序 1、各部室接到会议通知应及时告知办公室来访宾客的情况，包括来客单位、领导姓名、随行人员及人数、和来访意图等，由办公室确定接待标准； 2、办公室根据来客情况提前做好接待室和会议室的准备工作，做好茶水、水果、相关资料等相应服务性工作，对于开会时所需的各种音响、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查； 3、开会时的加水间隔时间为15分钟，加水一般以茶杯8分满为标准； 4、会议结束后，宾客离开会议室，则及时清理现场和清洗茶杯、烟缸，使之恢复清洁，为下次接待做准备。 （二）接待礼仪要点 1、当宾客来访时，应热情迎接，主动引领客人到接待室或会议室交谈，在引领的路途中，接待人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人； 2、着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现我局的良好形象； 3、接待服务时要保持会场的安静，在会议室走动要放轻脚步，有必要交谈时应该尽量简短、轻声，加水时茶杯要轻拿、轻放。 （三）接待用品准备 1.通用备品：热茶、矿泉水、热毛巾、激光笔、便笺及铅笔等； 2.特殊备品：夏季冷饮、高档茶叶、水果等； 3.备品采购：如有特殊需求，办公室统一办理采购； （四）环境标准 1.物品摆放整齐，且表面无灰尘； 2.地面干净无脏物，空气流通清新； 3.室温适度，灯光合适，投影调好； 4.备品齐全。