管理体系文件编写教材 .pptxVIP

管理体系文件编写;文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于： ——满足顾客要求和质量改进； ——提供适宜的培训； ——重复性和可追溯性； ——提供客观证据； ——评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。 文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。;文件 document：信息及其承载媒体 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 ——媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 ——一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”。 ——某些要求与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。 ; 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:;层次图说明 ——质量管理体系文件主要由质量手册、程序文???、作业程序、表格、报告等文件构成； ——文件层次的划分方式没有明确的规定，可根据需要确定； ——各层次文件可以分开，也可以合并；;——当各层次文件分开时，可相互引用； ——各层次文件的内容不应相互矛盾； ——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更详细； ——各层次间合并还是分开，可由组织根据自己的习惯和需要去决定。;体系文件之间的相互关系;组织应对其质量管理体系中采用的全部要求和规定，有系统、有条理地制订成各项方针和程序： 所有的文件应编辑成文，需要时编辑成册； 各层次文件应分布合理、相互协调、互相印证。;体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调； 体系文件之间应相互协调，不应产生矛盾；上一个过程的输出与下一个过程的输入相符； 体系文件应与有关技术标准、规范相互协调； 处理好各种接口，引用适当； 避免不协调或职责不清。;对一个组织，其质量管理体系文件是唯一的； 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的 理解； 避免对同一事项在不同文件中相互矛盾的规定； 不同组织的文件可具有不同的风格。;遵循“最好、最实际的方式”原则编写各类文件； 所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到； 追求“任何时候、任何部门都适用”的文件是不可能的； 编写任何文件都应依据标准的要求和组织的现实； 发现文件的不适用情况，应立即按规定程序修改。;文件中规定的过程或活动应形成管理闭环； 过程或活动的内容描述完整，来龙去脉交待清楚； 不仅文件本身完整，而且要保持文件之间的完整。;规定的方法在实际工作中可行； 考虑资源的问题； 考虑文件的使用者； 便于监督检查； 实现“唯一”理解，执行时不引起混淆。 ;当过程或活动中存在逻辑关系时，应按逻辑顺序描述； 属于判断的活动（如审核、批准、审查、检查等）应交待清楚判断后的不同处置方式。;表述准确、清晰； 尽量避免使用软性的、模糊词语（如可以，可能等）； 用词简练、明确； 使用组织内通俗易懂的语言。;按质量方针、质量手册、程序文件、作业程序（规范）、质量记录的顺序编写； 此方法利于上一层次文件与下一层次文件的衔接； 此方法要求文件编写人员对标准和组织产品的了解较深； 此方法编写文件所需时间较长； 此方法可能会有较多次反复修改。;按基础性文件、程序文件、质量手册的顺序编写； 此方法适用于原管理基础较好的组织； 文件编写人员先从自己所熟悉的工作开始写，较易为文件编写人员所接受； 此方法如无文件总体方案设计、专业人员指导易出现混乱。;先编写程序文件，再开始质量手册和基础性文件的编写； 此方法的实质是从分析过程，确定过程开始； 要求有较好的策划和组织能力； 此方法可缩短文件编写时间。;调查情况，进行文件框架策划； 收集资料，进行过程初步分析，整理文件目录； 培训文件编写人员； 制定计划，编写文件，进行过程详细分析； 文件审核，修改（可反复多次）； 文件批准、颁发。;“最好、最实际”原则 ——选择最好、最实际的方法； ——一定是实际可行的方法； ——注意可操作性。;程序文件编写步骤 1)拟定程序文件清单 确定核心业务流程和支持流程、重大环境因素 整理现有文件 按标准要求列出需编写的程序 2)确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、代号 3)组织小组，确定编写人员,制定编写计划;4)编写人员收集先现行有关部门资料及记录表格 5)确定资料文件编写形式: 流程图式 叙述式 混合式 6)形式程序文件草案(写实的过程) 7)按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程(提升的过程),形成讨论稿 8)组织程序相关部门会审,并修改会审意见 9)审批;5W2H2R方法 ——Why（为什么做）； ——What（做什么）； ——Who（谁做）； ——W