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档案管理制度 （2016 年 3 月 1 日修订版） 制度编号： RS-004 制度版次： A/3 编 制：综合办公室 审 核： 批 准： 实施日期： 2016 年 3 月 1 日 目 录 一、目的 1 二、适用范围 1 三 、 职责 1 （一）、综合办公室 1 四、档案分类和编码 1 五、档案保存与移交 4 六、档案保存期限 5 七、档案借阅 7 八、档案销毁 8 九、违规责任 8 十、附则 8 十一、附件 8 档案管理制度 一、目的 为实现档案管理的规范化、 制度化，更好的为公司各项工作服务， 结合公司实际情况，特制订本制度。 二、适用范围 适用于重庆临港建设有限公司、重庆天阳吉能科技有限公司、重 庆囯翔投资有限公司、 枣庄矿业集团中兴建安工程有限公司重庆分公 司的档案管理工作， 重庆新天阳照明科技股份有限公司、 重庆临港物 业管理有限公司的档案管理工作可参照本制度执行。 三、职责 （一）、综合办公室 负责公司档案资料的归档收集和整理，保证档案资料归档的及时 性和完整性。 （二）、财务部 负责财务类档案的归档整理、管理和保存 （三）、其余各职能部门 及时整理和移交属于公司的档案到综合办公室进行归档，参照 《档案管理制度》整理属于本部门档案。 四、档案分类和编码 （一）、公司的档案资料按照： 年份 - 大类编号 - 小类编号 - 序号，进 行编号归档，具体分类和编号如下： 1 、公司资料（大类编号： 1） ①、证件（小类编号： 1）：指组织机构代码证、税务登记证、 人员职称证、资质证书等。 ②、执照（小类编号： 2）：指营业执照等。 ③、荣誉（小类编号： 3 ）：指荣誉证书、报纸新闻报道、表彰 文件等。 ④、其他资料（小类编号： 4 ）：泛指除属于公司资料又不特属 于其他小类的其他公司资料， 例如参会报告、 借条办理营业执照变更 的受理通知书等。 ⑤、专利（小类编号： 5）：指公司专利资料。 ⑥、商标（小类编号： 6）：指公司商标相关的资料。 ⑦、制度（小类编号： 7）：指公司已颁布执行的各项制度资料。 2 、工程文件（大类编号： 2) ①、过程资料（小类编号： 1）：指在办理工程相关的资料过程 中产生的具有一定保存价值的文件， 例如办理施工许可证的窗口受理 通知书等。 ②、结果资料（小类编号： 2 ）：指工程相关的结果资料，例如 施工许可证、投资备案证等。 ③、其他资料（小类编号： 3): 指除过程和结果外的其他工程相 关资料。 3、图纸档案（大类编号： 3） ①、施工图 ( 小类编号： 1）：泛指施工的所有图纸，包括图纸的 方案设计、初步设计、施工图设计阶段。 ②、竣工图（小类编号： 2 ）：泛指竣工相关的所有图纸，例如 竣工地形图等。 4 、对外文件（大类编号： 4 ） ①、上行文（小类编号： 1）：指公司对外的所有上行文件。 ②、下行文（小类编号： 2 ）：指公司对外的所有下行文件。 ③