会议组织安排(建文).docxVIP

建工 会议组织安排 一、前期准备阶段（月份） （一）工作内容 、接受任务，拟定技术指导文件：确定会议方式、进度地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算。 、宣传与推广：对本次培训活动的的整体安排、调度制定宣传工作技术指导文件和宣传提纲，利用首都及部各大媒体做好宣传工作。负责制定宣传内容及宣传口号，并以海报、宣传折页等多种形式发放至各培训单位。准备宣传物资。 、制发通知：通知包括会议内容、参加人员、开会进度地点、会期、报到进度地点、往返车船、飞机进度以及参加培训人员的确认回执。 、收集名单：对回执进行回收，具体内容包括单位、职务、姓名、性别、民族、人数、到达车次进度、返程车次进度等信息，对该信息进行分组统计（可根据地方、单位等进行） 、联络及统计协调：根据初步日程安排及名单，对人员食宿及会议人员安排进行草拟划分。 、会议资料准备：培训资料、培训指南、打印校对装订，制作证件：讲师证、学员证、工作证等。 、确定最终培训日程安排，再次进行通知、回执及协调工作。 （二）工作分配 根据会议工作量及具体实施安排， 拟定将工作人员划分为组织协调和行政宣传两个工作小组，将工作内容及职责细化，同时开展进行，必要时还可根据现实情况进行工作交叉及协调分配。 具体小组人员分配及工作范畴如下表： 5 建工 工作小组工作分配表（拟定） 负责人 工作人员 具体工作 组别 主要工作 （数量） （数量） 前期工作 会议期间 宣传与推广工 作。制作会议讲 安排会场设备音响 师证、培训人员 等，协助讲师准备 行政 宣传统筹 代表证、工作人 教务资料及工具， 人 人 员证、会议通知 散发会议宣传材 宣传 会场准备 等。做好人员统 料，做好会议笔录， 计、日程安排工 对会议临时文件进 作。 行装订、分发等。 通知注意事项、食 配合行政宣传组 宿、医疗、车辆、 会场、文娱活动等， 组织 生活安排 进行会议人员的 人 人 组织协调各人员生 协调 组织协调 联络及分配协调 活需求，为培训提 工作。 供综合服务。 二、进入会议阶段（月份） （一）餐饮食宿安排 、接待报到、登记： 根据会议名单统筹以及人员划分情况进行接待及报道进程安排，具体包括： 安排接待人员进行接待。专职工作人员进行报道签到及房间划分。发放餐饮券及 前期培训资料。统计车辆状况，发放车证。协调安排领导及专家人员的住宿、餐 饮及出行，搞好服务。对突发情况及培训人员的特殊要求进行及时的处理等。 、就餐： 提前安排确定好三餐的进度、地点等，做好通知工作。根据参会人员的级别、 身份、民族等因素，还要做好特殊安排协调。 （二）会务现场安排工作 5 建工 、接待指引：安排专人进行现场组织工作，负责将培训人员及时指引安排进入会场。 、统计签到：根据会场设置安排工作人员进行签到工作，做好每日统计。 、资料发放：提前根据培训人员数量进行培训资料的发放和整理。 、教务协助：工作人员协助讲师进行现场协调工作， 及时安排好教务工具 （包括投影、影音资料、教务仪器等）。 、现场协调：应对突发情况，及时对培训现场进行协调组织，提前检查安排好音响、桌椅等。 、茶饮毛巾：根据培训情况及时安排工作人员进行茶饮和毛巾的更换。、根据会议培训情况写出会议培训纪要（三）会务其他服务 、车辆：做好前期统筹工作，提前确定停放地点、进度、周边环境 等信息，制作发放车辆停放证 、文娱：提前了解住宿周边环境，安排会议人员课余进度的文娱活动。 、票务预定： 在培训报道初期做好预定统筹工作， 提前统计出人数、 地点、进度等信息，做好与会人员的票务预定工作。 三、会议收尾阶段（月） （一）退房及送宾：及时回收房卡和车证等，集体办理退房收手续。搞好送 宾活动。 （二）根据会务工作，撰写会议汇总报告。 5 建工 5 建工 5