水泥公司文印管理规定模版.docx

文印管理规定 1 目的 加强文印管理，明确管理部门和使用部门责任，规范打印、复印及传真收发流程，避免浪费，降低消耗，延长设备使用寿命。 2 适用范围 本规定适用于*沂州水泥有限公司文印室办公设备，各单位所配置的打印机、复印机、传真机等办公设备的管理。 3 职责 3.1 公司文印室由行政办公室负责日常管理，并安装摄像头，监督各单位规范使用，并对各单位配置设备使用情况进行监督管理，文印室摄像影像留存一年。 3.2 各单位禁止安排非本公司人员操作文印室设备，客户如有需要，须对口部门代为办理。 3.3 各单位所配置的打印机由所在部门安排专人负责日常管理。 4 设备管理 4.1 行政办公室负责文印室各类设备的早、晚开启工作，下班后各类设备要处于断电状态，文印室要处于锁闭状态。 4.2 设备管理维护人员定期清理维护各类设备，保证设备正常运行，发现故障，及时报请维修；定期查验各类耗材，控制合理库存；定期清理设备卫生，保持清洁。 4.3 文印室各类作业任务，由各单位指定具体操作人员自行操作完成，行政办公室适情况提供指导、培训设备操作技能。 4.4 任何人不得随意移动设备，作业完成后及时清理卫生，保持作业环境清洁。 4.5 各单位配置的文印设备由各单位具体到责任人员进行操作。 4 使用管理 4.1 文印室打印机、复印机、传真机为自主使用模式，各单位根据工作实际需提报打印、复印、发送传真OA申请流程。使用要本着节约耗材、爱护设备、提高效率为原则。 4.2 进入文印室后，要按秩序排队进行打印、复印等，操作时不得大 声喧哗，不得嬉笑打闹，文明操作；打印、复印时，打开电源，正常预热，待机进入正常的工作状态后执行操作，杜绝盲目使用、重启断电等行为。 4.3 所有操作人员要严格按照设备使用说明及操作流程进行操作，根据设备性能，对连续打印、复印数量较多的作业，要适当停机5分钟后再行操作。 4.4 操作时，如出现设备故障，要立即通知行政办公室，以便及时排除故障。 4.5 个人U盘内资料打印时，提前做好U盘杀毒处理。 4.6 复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物，复印做到认真细致，讲求质量，提高准确率，减少差错率。 4.7 所有文档在打印前要先预览，确认需打印的文档在正常页面且没有任何错误后，才开始打印，杜绝同一份文件因页面、格式、字体等设置错误多次打印。 4.8 除外报政府等确需单面打印的文件以外，所有文件资料必须双面打印。 4.9 凡使用公司内部机器打印、复印的文件必须是工作文件，个人文件不予打印，任何人不得私自打印、复印与工作无关的任何资料。 4.10 所有文件、特别是加盖公章的各类报告、票据等禁止在文印室长时间存放，以免丢失或泄露相关信息。 5 耗材管理 5.1 公司所有打印机墨盒粉、色带、硒鼓等配备与使用需提前OA申报办公用品计划。 5.2 各单位打印机出现设备故障一律通知行政办公室，由行政办统一联系维修，各部门不得私自拆装打印设备。 5.3 各单位要安排专人对打印设备维修情况、打印耗材使用情况进行记录，建立台账，以便于为设备检修提供参考依据，提高设备利用效率。 6 附件 书面文件行文排版标准。 7 附则 7.1水泥股份公司文印管理按照本规定相关条款执行。 7.2 原*水泥【2015】41号文同时废止。 附件： 书面文件行文排版标准 1文印资料 根据报送性质，将各类书面文件分为外报文件和内报文件两种。 1.1 外报文件包括上报各级政府红头文件、上报董事长签批文件、*水泥基地内部红头文件（以下简称外报文件）。 1.2内报文件包括各类通知、申请、请示、通报、委托书，证明书、联系函、计划书、总结书、纪要等（以下简称内报文件）。 2行文印制标准 2.1 外报文件行文标准 1）除上报各级政府、存档或有其他需要的文件需打印纸质版，外报文件皆以OA流程下发。 2）外报文件采用A4纸型。 3）外报文件中的基地内部红头文件由相关部门拟稿，公司总经理审核后（非行政性的文件如月度计划、通知/流程及标准类文件总经理签发），报基地分管副总裁签发。 4）抬头顶格，正文空两字。通知必须有抬头，通报一般情况下有抬头，但也可无。规定、制度等无抬头。 5）文件标题居中，使用二号小标宋，正文用三号仿宋，“主题词”三字用三号黑体，“签发人”三字用楷体。 6）有附件的“附：”放在正文下边，空一行。 7）报为对上级，送为平级，发为下级或执行部门。如文首有抬头，则主题词部分不再重复出现。例如：通知、通报类文件，正文前有“基地各单位”，则主题词部分只写明：报xx，送xx，不再出现发xx。基地红头文件中，根据内容不同，报相应分管领导，送相关部门。 8）外报文件中的上报各级政府红头文件（单面印刷），由相关单位负责人拟稿，集团分管副总裁校稿，报董事长阅之。主题词中“印发”改为“印报”