物业集团会议管理制度模版.docx

物业集团会议管理制度 1、 目的 为提高会议效率及会议质量，严肃会议纪律，特制订本管理制度。 2、适用范围 适用于物业集团及下属各分公司组织的跨部门会议,以及部门内 部会议与班组会议等。 3、职责 3.1 物业集团行政职能部门 3.1.1 负责公司会议管理制度的拟订与完善。 3.1.2 负责统筹高管会议的安排及物业集团经营例会的组织、会议材料收集汇总、会议通知、纪要及督办完成。 3.2 下属分公司行政职能部门 负责本公司经营例会的组织、会议申请、会议通知、会议材料收集、纪要及督办执行。 负责本公司各项会议的后勤服务，协助会议设备、茶水、座位的安排，保障会议顺利召开。 3.3 职能部门/物业服务中心 3.3.1 负责组织本部门的会议组织及安排，指定专人记录会议纪 要。 4、主要内容 4.1 会议分类与组织 公司高管会议组织者与发起者为物业集团总经理或下属分公司总经理，行政职能部门负责通知并准备相关资料。 公司级会议（如双周工作例会）的组织者与发起者为各行政职能部门，并负责进行通知及准备会议资料。 公司级各类专题会议由会议组织者拟定议题、准备会议资料，由行政职能部门统一安排，并知会与会人员。 部门级会议由各部门负责人（第一负责人）负责自行组织并通知与会人员。 其他会议：上述四类会议之外的适用范围内会议。 4.2 会议计划 各部门做好每周会议计划，并于每周五 12：00 前报物业集团/分公司行政职能部门，并由行政职能部门统筹协调、整理后挂网。 会议计划不代表会议通知，每次会议召开需组织部门按会议审批流程完善审批手续并组织执行。 每周新增的临时会议，组织部门应首先根据挂网的会议计划确认与会人员后合理安排，原则上计划内会议优先。 4.3 会议调整 会议确需调整时，组织部门应第一时间通知行政职能部门，由行 政职能部门统筹协调与会人员及会议资源；会议组织部门负责将会议 调整通知全体与会人员，有高管及董事会成员参会的，调整通知应及 时知会集团行政部门协助安排。 4.4 会议准备 会议组织部门需确定会议时间、地点、主题、议程、相关 资料、与会人员、主持及纪要人员，并填写会议审批表，原则上需提 前三天发出会议审批，审批通过或向与会人员发出会议通知，并提前 知会行政职能部门，便于会议服务。 4.4.2 行政职能部门需提前半小时确认会场、设备、座位等服务， 主持人应提前十分钟达到会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 4.5 会议召开 主持人需积极主导会议召开，在会议开始时向与会人员介绍会议议程及需解决的问题；并根据会议实际情况推进会议效率；主持人应引导会议作出讨论，对需集体决议的事项加以归纳，适时提交与会人员发表意见；主持人需适当控制会议时间，提高会议质量。 与会人员需积极配合会议召开，提前熟悉会议材料，并提前一天将意见反馈至组织部门，并在会议过程中踊跃发言；组织部门需整理意见并提前发至与会人员。 4.6 会议纪要及督办 物业集团经营、管理例会及专题会议，均须整理形成会议纪要；其他会议可以根据实际情况由组织部门确定是否出具会议纪要。 会议纪要应重点纪要会议决议，不能形成会议决议的，可记录主要观点。 物业集团经营会议及各分公司经营例会，由各单位行政职能部门安排专人纪要，并督办决议执行情况；管理例会、专题会议由组织部门安排专人纪要及督办决议执行情况，行政职能部门总督办。 所有会议纪要均须于会议第二天完成并经主持人审核确认后报组织部门分管高管签发，会议纪要原件须交档案管理人员归档。 纪要编号规则 物业集团会议编号规则：佳物管纪[20**]**号. 4.6.5.2 分公司会议编号规则：(区域代码)佳物管纪[20**]**号. 4.6.6 各类会议纪要均采用统一的会议纪要模版。 4.7 会议纪律 与会人员需提前五分钟到达会场及签到，签到表由会议组织部门负责人签字确认后交行政职能部门，签到表须作为会议纪要附件同时归档。 会议原则上不同意请假，因私必须请假者需至少提前一天向主持人请假，并于会前报行政职能部门备案；会议不得迟到、早退及无故缺席，离场时间超过半小时视为缺席。 会议期间不得随意走动，并应将手机调整至震动或呼叫转移，严禁在会场内接听电话，如有重要电话，需到场外接听。 行政职能部门对会议纪律、会议准备情况进行监督，对违反会议纪律者给予通报批评。 各级会议须注意会议纪律，避免在会议中发生争吵现象，如在会议中不能解决的问题，须在会后交流与沟通，保持会场中的和谐氛围。 5、附则 本制度由物业集团行政及人力资源部制定，解释权归物 业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起实施。